A A A

Rachunkowość jednostek budżetowych - wybrane zagadnienia - Dodatek nr 8 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 11 (275) z dnia 1.06.2010

Rozliczenie zaliczki na koszty krajowej podróży służbowej

Jednemu z pracowników jednostki budżetowej wypłacono z kasy zaliczkę na koszty krajowej podróży służbowej. Jak zaksięgować rozliczenie tej zaliczki?

Dokonując rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki na koszty podróży służbowej, o której mowa w pytaniu, należy pamiętać, iż pracownikowi jednostki budżetowej przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z przepisami powołanego wyżej rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

przejazdów,
noclegów,
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową ma obowiązek zwrócić mu poniesione koszty tej podróży. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Dokumentem będącym podstawą rozliczenia z pracownikiem w związku z odbyciem podróży służbowej może być powszechnie stosowany druk "Polecenie wyjazdu służbowego". Do rozliczenia kosztów podróży pracownik jest zobowiązany - na podstawie § 8a ust. 3 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami, tj. ryczałtu za nocleg i dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ewidencja księgowa rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki na koszty krajowej podróży służbowej dokonywana jest na koncie 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Zgodnie bowiem z opisem do konta 234, zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia z dnia 28 lipca 2006 r., służy ono do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn tego konta ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, a na stronie Ma ujmuje się m.in. rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Przy czym do konta 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" jednostka powinna prowadzić ewidencję analityczną pozwalającą ustalić stan należności i zobowiązań wobec poszczególnych pracowników.

Należy ponadto przypomnieć, iż koszty podróży służbowych w jednostkach budżetowych obciążają bezpośrednio konto 400 "Koszty według rodzajów".

Ewidencja księgowa wypłaty zaliczki na koszty krajowej podróży służbowej oraz jej rozliczenie przedstawione zostaną na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik jednostki budżetowej oddelegowany został w krajową podróż służbową. Na wniosek pracownika wypłacono mu zaliczkę na poczet kosztów podróży w kwocie: 400 zł.

2. Rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika oraz pobranej przez niego zaliczki dokonano po jego powrocie na podstawie dokumentu "Polecenie wyjazdu służbowego" oraz załączonych dokumentów. Przedstawione przez pracownika rozliczenie kosztów podróży służbowej opiewało na łączną kwotę: 370 zł, z czego:

a) bilety PKP: 143 zł,

b) diety: (4 x 23 zł) = 92 zł,

c) rachunki za noclegi: 135 zł.

3. Pracownik zwrócił do kasy niewykorzystane środki.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Wypłata pracownikowi zaliczki na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej	400 zł	234	101
2. Rozliczenie podróży służbowej	370 zł	400	234
3. Zwrot niewykorzystanych środków: (400 zł - 370 zł) =	30 zł	101	234