Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (721) z dnia 10.01.2011

Rozliczenie kosztów delegacji służbowej

Pracownik złożył rozliczenie delegacji służbowej, podczas której podróżował pociągami i taksówkami (wcześniej otrzymał zgodę na przejazd takimi środkami transportu). Czy można dokonać zwrotu wydatku w wysokości faktycznie poniesionej na ww. przejazdy? Czy można odliczyć VAT od tych wydatków oraz zaliczyć je do kosztów podatkowych? Czy w księgach rachunkowych każdą fakturę trzeba zaewidencjonować osobno, czy można łącznie, jako koszt delegacji?

Zwrot wydatku za przejazd pociągiem

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety i zwrot m.in. kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Tak wynika z rozporządzeń dotyczących podróży służbowych.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca.

Jeżeli zatem pracodawca określił, że podróż służbowa ma odbyć się pociągiem, pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości ceny biletu kolejowego (z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje). Aby jednak uniknąć ewentualnych sporów, w jakiej wysokości zwrot wydatków zostanie dokonany, warto w poleceniu wyjazdu służbowego określić inne warunki, które mają wpływ na wysokość kosztu (np. klasę pociągu, czy ma to być pociąg pospieszny, itp.).

Przejazd taksówką - forma zwrotu poniesionych wydatków

Co do zasady, za przejazd środkami komunikacji miejscowej (do której należy również zaliczyć przejazd taksówką) przysługuje zwrot w formie ryczałtowej - w wysokości 20% diety (§ 6 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie podróży krajowej). Jeżeli jednak pracodawca wyraził pracownikowi zgodę na przejazd taksówkami podczas delegacji służbowej, zwrot może być dokonany również w wysokości faktycznie poniesionej (udokumentowanej rachunkiem, fakturą lub paragonem).

Jeżeli natomiast delegacja służbowa odbywała się poza granicami kraju, zastosowanie znajdzie § 10 ust. 1-2 ww. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju. Przepis ten stanowi, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu:

1) z dworca i do dworca kolejowego (autobusowego, itp.) - w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

2) środkami komunikacji miejscowej - w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Zauważmy, że w przepisach regulujących należności przysługujące w delegacjach zagranicznych zabrakło regulacji, które obowiązują w podróżach krajowych, iż ww. zwrot może być dokonany w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (w przypadku, gdy pracownik przedstawia stosowne dokumenty). Zgodnie zatem z literalnym brzmieniem ww. przepisu można dojść do wniosku, że za dojazd taksówką przysługuje pracownikowi ryczałt, bez względu na to, w jakiej wysokości faktycznie poniósł wydatki na ten cel. Tak też przepis ten interpretują niektóre organy podatkowe. Argumentują one bowiem, że wprawdzie w § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia postanowiono, że z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, lecz w przepisie tym chodzi o wydatki inne, niż koszty przejazdów i dojazdów oraz noclegów. Te bowiem przysługują w formie ryczałtu, a nie w wysokości faktycznie poniesionej. Tak uznała przykładowo Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2009 r., nr IPPB2/415-1508/08-2/MK:

„(...) Jak wynika z wniosku, pracownik przedstawia paragony bądź inne bezimienne potwierdzenia płatności z przejazdu taxi, które nie spełniają wymogów dokumentów potwierdzających poniesienie przez tego pracownika wydatków, co i tak w przedstawionym stanie faktycznym nie ma wpływu na rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, ponieważ należy zauważyć, iż stosownie do powołanych wyżej przepisów, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. (...)"

Naszym zdaniem jednak, taka interpretacja przepisu nie jest słuszna. Trudno bowiem odmówić prawa do zwrotu pracownikowi rzeczywistych i uzasadnionych kosztów dojazdów taksówką np. na spotkanie z klientem, zwłaszcza, gdy brak jest innego środka transportu. Stąd też powinny być one zaliczone do wydatków, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. c) ww. rozporządzenia, jako inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, co w konsekwencji oznaczałoby, że zwrot pracownikowi wydatku na przejazd taksówką może być dokonany w faktycznie poniesionej wysokości.

Określenie, czy pracownik może uzyskać zwrot wydatków na przejazd taksówką w faktycznie poniesionej wysokości - zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących za podróż służbową - ma zasadnicze znaczenie przy ustalaniu przychodu zwolnionego z opodatkowania, który powstanie po stronie pracownika w związku z otrzymaniem zwrotu ww. wydatków. Jak bowiem wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej odrębnymi przepisami. Skoro - jak zaznaczyliśmy powyżej - naszym zdaniem, wydatki na przejazdy taksówką powinny być zaliczone do innych wydatków, dokonując pracownikowi zwrotu wydatku w wysokości faktycznie poniesionej, po stronie pracownika powstanie przychód, lecz będzie on korzystał w całości ze zwolnienia z opodatkowania (nawet jeżeli kwota zwrotu przekracza ryczałty przysługujące na podstawie przepisów odpowiedniego rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Tego samego zdania był również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (interpretacja indywidualna z 20 stycznia 2009 r., nr ILPB1/415-883/08-6/AMN):

„(...) gdy pracownikowi w związku z podróżą służbową dokonano na podstawie dokumentów (rachunków, biletów) zwrotu poniesionych kosztów dojazdu z dworca i do dworca oraz komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty, jakie przysługiwałyby mu na podstawie cytowanego rozporządzenia, ww. koszty nie stanowią dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. (...)"

Prawo do odliczenia VAT

Co do zasady, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z czynnościami opodatkowanymi (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

WAŻNE: Jeżeli podróż służbowa pracownika była związana z wykonywaniem czynności opodatkowanych, a faktury dokumentujące poniesione wydatki w podróży służbowej są wystawione na firmę, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tych faktur (z uwzględnieniem wyjątków wymienionych w art. 88 ust. 1 ustawy o VAT, tj. m.in. nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupu usług gastronomicznych, hotelowych, itp.).

Wprawdzie podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę od odliczenia VAT jest faktura VAT, lecz warto wspomnieć, że na mocy § 17 rozporządzenia w sprawie faktur, za fakturę uznaje się również m.in. bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami normalnotorowymi, jeżeli zawierają następujące dane:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

• numer i datę wystawienia biletu,

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę należności wraz z podatkiem,

• kwotę podatku.

Jeżeli zatem podatnik posiada taki bilet, również ma prawo do odliczenia VAT wykazanego w tym dokumencie.

Wydatki związane z podróżą służbową w kosztach podatkowych

Co do zasady, kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Od tej zasady przewidziano jednak pewne wyjątki, lecz żaden z nich nie dotyczy wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej pracowników. Jeżeli zatem podróż służbowa jest związana z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego (istnieje związek poniesionego wydatku z przychodem), nie ma przeszkód, aby pracodawca zaliczył w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane z odbyciem tej podróży.

Aby ująć wydatek w księgach rachunkowych (i w kosztach podatkowych), istotne jest jednak jego prawidłowe udokumentowanie. Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r., nr IPPB3/423-305/10-4/EB, wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być dokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na firmę, jak i bezpośrednio na pracownika odbywającego podróż służbową. Mogą być również potwierdzone paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników - jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć jednak charakter incydentalny). Dokumenty te - jeżeli nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) - powinny być odpowiednio uzupełnione (tak, aby zawierały wszystkie dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wraz z ww. dokumentami pracownik powinien złożyć również rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj „rozliczeniem delegacji służbowej".

Żadne przepisy nie określają, kiedy należy wypłacić pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej. Powinno to jednak nastąpić bez zbędnej zwłoki.

Może jednak powstać wątpliwość, czy miesiącem, za który jest należny zwrot należności z tytułu odbycia podróży służbowej, jest miesiąc odbycia tej podróży, czy miesiąc, w którym pracownicy rozliczyli się z delegacji (złożyli stosowne dokumenty). Kwestię tę wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa uznając, że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. Miesiąc ten powinien być zatem właściwy dla ujęcia ww. wydatku w kosztach podatkowych.

Koszty podróży służbowych w księgach rachunkowych

W księgach rachunkowych koszty delegacji ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej - Wn konto 40 „Koszty według rodzajów" albo na kontach zespołu 5.

Nie ma natomiast obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych specjalnego konta do tych kosztów. Jeżeli jednak jednostka uzna to za stosowne, może - w ramach stosowanej polityki rachunkowości - koszty delegacji ujmować na odrębnym koncie, np. konto 40-9/1 „Podróże krajowe" i 40-9/2 „Podróże zagraniczne".

Uwaga! Jeżeli delegacje związane są z budową środka trwałego, koszty tej delegacji wpłyną na wartość początkową tego składnika majątku i powinny być ujęte na koncie Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie".

Nie ma natomiast konieczności odrębnego księgowania każdego wydatku związanego z podróżą służbową. Można koszt delegacji ująć jedną zbiorczą kwotą. Zapisy w księgach mogą wyglądać następująco:
 

Natomiast ustalając moment ujęcia delegacji pracowników w kosztach bilansowych należy przede wszystkim wziąć pod uwagę jedną z podstawowych zasad rachunkowości, tj. zasadę memoriału, która nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że - odmienne jak dla celów podatkowych - koszty podróży pracowników, które odbyły się w 2010 r., lecz zostały przez pracowników rozliczone dopiero w 2011 r., powinny być ujęte w księgach rachunkowych roku 2010. Niestety, w tym przypadku nie obowiązuje zasada właściwa dla tzw. kosztów pośrednich, czyli przypisywania ich pod datą księgowego ujęcia. Koszty z tytułu podróży są bowiem ujmowane podobnie jak wynagrodzenia.