Pracownika w delegacji trzeba rozliczyć

Niezależnie od stanu zatrudnienia i rodzaju prowadzonej działalności większość pracodawców stosuje przepisy dotyczące podróży służbowych. W niemal każdym zakładzie pracy zdarzają się bowiem przypadki wysyłania pracowników w podróż służbową, w tym w podróż na terenie kraju. Podstawowym świadczeniem związanym z tymi podróżami (podobnie jak z zagranicznymi) są diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie delegacyjnego wyjazdu.

Krótka podróż nie uprawnia do diety

Pracownik wysłany przez pracodawcę w podróż służbową ma prawo do zwrotu kosztów tej podróży. Przy czym w świetle przepisów prawa pracy nie każdy wyjazd w sprawach służbowych można zakwalifikować jako podróż służbową. Zgodnie z art. 77⁵ K.p. jest nią tylko wykonywanie zadania służbowego (a nie stałej pracy wynikającej z umowy z wyjątkiem kierowcy) poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem wykonywania pracy. Tak rozumiana podróż służbowa daje prawo do różnych świadczeń określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej, dalej rozporządzenia delegacyjnego. Do najbardziej znanych należy dieta - świadczenie o charakterze rekompensującym zwiększone koszty wyżywienia w podróży, w wysokości 30 zł za dobę podróży. Żeby ją otrzymać podróż służbowa musi trwać przez określony czas, zgodnie bowiem z § 7 rozporządzenia delegacyjnego, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i trwa:

mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy zaznaczyć, że doba podróży ustalana jest od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, a więc w oderwaniu od doby astronomicznej. Doba "delegacyjna" może więc przypadać na przełomie dwóch dób kalendarzowych. Również doba pracownicza nie ma wpływu na ustalanie doby podróży służbowej.

Bezpłatny posiłek redukuje dietę

W niektórych okolicznościach pracownik nie nabywa prawa do diety albo ulega ona pomniejszeniu. Pierwsza sytuacja, tj. brak prawa do diety, występuje w razie:

delegowania pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego - za czas tego pobytu,
przejazdu do domu w dniu wolnym od pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej trwającej co najmniej 10-dniowej,
zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia, tj. śniadania, obiadu i kolacji.

Pomniejszenie wysokości diety następuje natomiast w przypadku zapewnienia pracownikowi częściowego bezpłatnego wyżywienia, o odpowiednio:

25% - za śniadanie,
50% - za obiad,
25% - za kolację.

Obniżenia według wskazanych powyżej wartości procentowych dokonuje się także w sytuacji korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono pracownikowi posiłki.

Dwie metody pomniejszania diety

Z literalnego brzmienia § 7 ust. 1 i 4 rozporządzenia delegacyjnego wynika, że kwotę o którą zmniejsza się dietę oblicza się przyjmując za podstawę pełną dietę (30 zł). Tak więc w przypadku zapewnienia:

śniadania lub kolacji - dietę należy obniżyć o 7,50 zł (30 zł × 25%),
obiadu - dietę należy obniżyć o 15 zł (30 zł × 50%).

Taka metoda obniżania diety nie przysparza większych trudności, jeżeli pomniejszeniu ulega pełna dieta. Wątpliwości interpretacyjne pojawiają się jednak w przypadku, gdy pracownikowi, z uwagi na długość podróży służbowej, przysługuje tylko połowa diety. Kontrowersje i rozbieżne interpretacje dotyczyły tego, czy kwotę zmniejszającą należy ustalać od pełnej diety czy też od diety faktycznie należnej pracownikowi w danej sytuacji.

Według niektórych komentatorów podstawą do obliczenia zmniejszenia przy niepełnej diecie powinna być ta zmniejszona dieta. Trudno bowiem uznać za prawidłowe pomniejszenie należności o kwoty, których pracownik nie uzyskał. Inne stanowisko zajęło jednak Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, uznając, że "(…) jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł). (…)". Resort pracy przychylił się więc do literalnej interpretacji przepisów rozporządzenia delegacyjnego, choć taka metoda ustalania kwoty zmniejszającej może niekiedy prowadzić do wyniku ujemnego, tj. na minus dla pracownika. W żadnym przypadku nie można jednak przyjąć, że w takich sytuacjach pracownik ma zwracać pracodawcy wynikłą z wyliczenia kwotę. Należy wówczas uznać, że należność z tytułu diet dla pracownika wynosi 0.

Przykład

Pracownik został wysłany w krajową podróż służbową. Rozpoczął ją w dniu 19 czerwca 2014 r. o godz. 9⁰⁰, a zakończył o godz. 19⁰⁰ tego samego dnia. Pracownik przebywał w podróży służbowej 10 godzin, co daje mu prawo do 1/2 diety, czyli 15 zł (30 zł × 50%). W trakcie podróży pracownikowi zapewniono bezpłatny obiad. Z tego tytułu dieta podlega pomniejszeniu. Zgodnie z stanowiskiem Ministerstwa kwota zmniejszenia wynosi 15 zł (30 zł × 50%). Taka metoda pomniejszenia prowadzi do utraty prawa do diety. Brak prawa do diety wystąpiłby również w przypadku zapewnienia pracownikowi dwóch posiłków, w tym np. obiadu. Wówczas pomniejszenie diety, uwzględniając stanowisko resortu, powinno nastąpić według wyliczenia: 15 zł - 15 zł, tj. (30 zł × 50%) - 7,50 zł, tj. (30 zł × 25%) = - 7,50 zł. Nie można jednak przyjąć, że pracownik powinien zwrócić tę kwotę. Przepisy mówią bowiem o pomniejszaniu diety, zmniejszenia można więc dokonać maksymalnie do kwoty 0.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)