Dokumentowanie kosztów podróży przedsiębiorcy

Diety

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za czas podróży służbowej, do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Obecnie dieta za dobę w krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł. W podróży zagranicznej jej wysokość uzależniona jest od państwa docelowego, do którego udaje się przedsiębiorca.

Kosztów podatkowych nie stanowią natomiast wydatki poniesione na wyżywienie w trakcie podróży.

Z § 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że w celu udokumentowania wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, wystawia się dowód wewnętrzny. Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Koszty przejazdu

Udokumentowanie kosztów przejazdów zależy od środka lokomocji.

Gdy przedsiębiorca podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym, do kosztów podatkowych może zaliczyć wydatki związane z jego używaniem, koszty ewentualnych napraw, opłatę za przejazd autostradą itp. Co do zasady, wydatki te powinny być potwierdzone fakturami lub rachunkami. Jedynie w przypadku przejazdów płatnymi autostradami lub zakupu za granicą paliwa i olejów - dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku może być paragon. Wprawdzie w przypadku wydatków na przejazdy płatnymi autostradami z przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie wynika wprost możliwość ich dokumentowania paragonami, jednak organy podatkowe dopuszczają paragony jako dowód księgowy z uwagi na trudności z pozyskaniem faktury. Wówczas jednak paragony muszą zawierać dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Tak stwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2012 r., nr ILPB1/415-902/12-2/TW oraz w interpretacji indywidualnej z 27 grudnia 2011 r., nr ILPB1/415-1129/11-4/AMN. W tej ostatniej interpretacji czytamy: "(…) Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty za przejazd autostradą i promem ponoszone za granicą (na terenie państw Unii Europejskiej) na podstawie paragonów, o ile zawierają one wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów".

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 25 listopada 2011 r., nr IPTPB1/415-139/11-4/MD.

Jeżeli natomiast podróż odbywa się samochodem osobowym niezaliczonym do środków trwałych, rozliczenia kosztów przejazdu dokonuje się na podstawie ilości przejechanych kilometrów wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Poniesione wydatki mogą być bowiem kosztem podatkowym tylko do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

Przedsiębiorca odbywający podróż środkami transportu publicznego przejazd określonym środkiem lokomocji dokumentuje biletem.

Koszty dojazdów i noclegów

Przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt na dojazdy. Jeżeli poniósł on wydatki na dojazdy środkami komunikacji miejskiej lub taksówką, to powinien je udokumentować odpowiednio biletami lub fakturami czy rachunkami.

Nie przysługuje mu także ryczałt za nocleg. Koszty noclegu powinien rozliczyć w wysokości poniesionych wydatków wynikających z dowodów (faktur, rachunków) dokumentujących ich poniesienie.

Koszty wyrażone w walucie obcej

Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik tego przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Zasady przeliczania kosztów wyrażonych w walucie obcej zawiera art. 11a ust. 2 updof. Według tego przepisu, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przy czym za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień rozliczenia podróży służbowej. Oznacza to, że przeliczenie kosztów wyrażonych w walutach obcych następuje po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej.

Ujęcie w podatkowej księdze

Jak wynika z ust. 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela, dokonuje się w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki.