Rozliczenie przerwanej podróży służbowej

Pracownik został wysłany w podróż służbową. Po przyjeździe na dworzec kolejowy oraz zakupie biletu na pociąg otrzymał informację o jej odwołaniu. Jak rozliczyć podróż pracownika? Nadmieniamy, że ze względu na odległość pracownik dojechał na dworzec kolejowy samochodem służbowym, a bilet na pociąg zwrócił przewoźnikowi ze stratą.

Jeżeli pracownik opuścił miejscowość zatrudnienia, to wydatki poczynione na poczet podróży należy rozliczyć na zasadach przewidzianych dla podróży służbowej. Bez znaczenia jest, że nie wykonał zadania.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ K.p.). Wysokość oraz warunki ustalania należności na pokrycie tych kosztów, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie. Pracodawca spoza sektora budżetowego warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinien określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku - w umowach o pracę. Jeśli regulacje wewnętrzne bądź postanowienia umowne tych kwestii nie określają, pracownikowi przysługują należności odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Ważne: Za podróż służbową należy uznać każdy wyjazd zlecony przez pracodawcę poza miejscowość jego siedziby bądź stałe miejsce pracy pracownika w celu wykonania zadania służbowego.

Kryterium "wykonywania zadania" należy rozpatrywać w kategoriach jego podjęcia, a nie ostatecznej realizacji, gdyż z różnych, niedających się przewidzieć przyczyn, może to okazać się niemożliwe. W opisanym przypadku pracodawca wydał stosowne polecenie, a pracownik podjął jego wykonanie, co obliguje pierwszego i uprawnia drugiego do rozliczenia poniesionych w związku tym kosztów według zasad obowiązujących dla podróży służbowych (omawialiśmy je m.in. w UiPP nr 7/2013, str. 56-69). Poniesione wydatki, których pracownik nie może dowieść dokumentem zewnętrznym, może potwierdzić pisemnym oświadczeniem, w którym wskaże przyczyny braku takiego dokumentu (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Warszawy w celu spotkania z kontrahentem. Podróż miał odbyć pociągiem, przy czym z uwagi na to, że do miejscowości zatrudnienia nie dociera kolej, pojechał do sąsiedniego miasta samochodem służbowym (autostradą). Po zakupie biletu PKP otrzymał informację telefoniczną o odwołaniu spotkania, wobec powyższego oddał bilet do kasy, z 20% stratą (zgodnie z zasadami płatności wprowadzonymi przez przewoźnika), a następnie wrócił do zakładu pracy.

Pracodawca rozlicza podróże służbowe stosując przepisy rozporządzenia dotyczącego pracowników jednostek sfery budżetowej.

Na podstawie "dowodu zapłaty za przejazdy autostradami" oraz pisemnego oświadczenia pracownika w sprawie kosztów biletu PKP, pracodawca zwrócił pracownikowi poniesione na ten cel wydatki. Dieta pracownikowi nie przysługiwała, gdyż podróż trwała krócej niż 8 godzin. Nie przysługiwał mu również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, gdyż nie poniósł on takich kosztów.

Zwracamy uwagę! W przypadku wątpliwości co do opłaty związanej z zakupem, a następnie zwrotem biletu PKP, pracodawca może zwrócić się do przewoźnika o udzielenie informacji w sprawie zasad postępowania w takich sytuacjach oraz podstawy ich stosowania.