Wypłata diet ponad limit - skutki podatkowo-składkowe

Według obowiązującego w naszym zakładzie pracy regulaminu wynagradzania, pracownikom odbywającym krajową podróż służbową przysługują diety w wysokości 50 zł za dobę podróży. Czy nadwyżka diety wypłacona ponad limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym należności z tytułu krajowej podróży służbowej stanowi u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Nadwyżka diety ponad limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności z tytułu krajowej podróży służbowej podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Pracodawcy spoza tzw. sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowych (art. 77⁵ Kodeksu pracy). Tryb ich ustalania polega na wprowadzeniu odpowiednich zapisów do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo do umowy o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania).

Jeżeli pracodawca nie uregulował warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży.

U pracownika przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Takim przychodem są m.in. diety wypłacone z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej. Diety korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Wypłacone diety w części stanowiącej nadwyżkę ponad kwoty diet ustalonych we wspomnianym rozporządzeniu są u pracownika przychodem ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu.

Zakład pracy, jako płatnik, zobowiązany jest do poboru zaliczki na podatek od wypłacanej nadwyżki ponad określony limit. W tym celu powinien kwotę nadwyżki zsumować z przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Oskładkowanie diet wypłacanych pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej także zależy od wysokości wypłaconej diety.

Diety z tytułu podróży służbowej na terenie kraju są zwolnione z oskładkowania, tylko do wysokości określonej w przepisach powołanego rozporządzenia. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi diety z tytułu krajowej podróży służbowej w kwocie wyższej niż 23 zł za dobę podróży, to od nadwyżki ponad tę kwotę będzie obowiązany naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Pan Grzegorz w lipcu 2012 r. odbył krajową podróż służbową, która trwała 6 dób. W zakładowym regulaminie wynagradzania dieta z tytułu podróży służbowej określona została w kwocie 50 zł za dobę podróży.

W lipcu 2012 r. pan Grzegorz otrzymał diety z tytułu odbytej podróży służbowej w wysokości 300 zł (6 x 50 zł), z tego wolne od opodatkowania i oskładkowania w wysokości 138 zł (6 x 23 zł), podlegające opodatkowaniu i oskładkowaniu w wysokości 162 zł (300 zł - 138 zł) oraz wynagrodzenie za pracę w wysokości 3.000 zł.

Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł miesięcznie oraz kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek w wysokości 46,33 zł.

Obciążenia podatkowo-składkowe należności wypłaconych w lipcu 2012 r.

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
1	Wynagrodzenie za pracę	3.000,00
2	Diety zwolnione od opodatkowania i oskładkowania	138,00
3	Diety podlegające opodatkowaniu i oskładkowaniu	162,00
4	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 3)	3.162,00
5	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 4 x 13,71%)	433,51
6	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 4 - wiersz 5)	2.728,49
7	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 6 x 9%)	245,56
8	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 6 x 7,75%)	211,46
9	Koszty uzyskania przychodu	111,25
10	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 3 - wiersz 9 - wiersz 5)	2.617,00
11	Zaliczka na podatek (wiersz 10 x 18%) - 46,33 zł	424,73
12	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 11 - wiersz 8)	213,00
13	Do wypłaty (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 7 - wiersz 12)	2.407,93