Zaliczenie do kosztów podróży pracownika pobytu w hotelu

Czy pracownicy firmy wyjeżdżający w delegację po Polsce celem montażu mebli u klienta mogą korzystać z hoteli i płacić firmową kartą?

Jeśli montaż mebli u klientów należy do stałych elementów świadczonej pracy i nie nosi znamion incydentalnego zadania służbowego, nie można go traktować jako realizowanego w podróży służbowej. Przepis art. 77⁵ § 1 K.p. wymaga bowiem łącznego spełnienia trzech warunków:

polecenia pracodawcy,
opuszczenia stałego miejsca pracy oraz
realizacji zadania służbowego, które musi różnić się w istotnych aspektach od pracy wykonywanej "na co dzień".

W przypadku pracowników zatrudnionych przy produkcji i montażu mebli przynajmniej jeden z tych warunków nie jest spełniony, gdyż zadania związane z przeprowadzeniem instalacji mebli u klientów należą do ich zakresu obowiązków. Kontrowersyjne jest również to, czy omawiane wyjazdy do klientów odbywają się na polecenie pracodawcy, skoro przy zawieraniu umowy o pracę strony uzgodniły jej rodzaj, a pracownicy mieli świadomość konieczności odbywania wyjazdów do klientów z gotowymi meblami celem dokonania ich instalacji. Wątpliwości budzi ponadto sposób określenia miejsca pracy, skoro stałym elementem pracy tych pracowników jest montaż wyprodukowanych mebli u klienta, ich miejsce pracy nie powinno być ograniczone do siedziby pracodawcy, lecz obejmować dodatkowo obszar geograficzny, na którym stale i systematycznie wykonują montaże gotowych produktów. Dostosowanie miejsca pracy do jej specyfiki spowodowałoby przy tym, że wyjazdy na montaż mebli u klienta nie spełniałyby żadnej z wymaganych cech podróży służbowej.

Tu rodzi się pytanie czy, a jeśli tak, to na jakich zasadach pracodawca może zwracać takim pracownikom lub ponosić za pracowników wydatki związane z noclegami w trakcie dłuższych wyjazdów służbowych?

Odpowiedzi udzielił Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) uznając, że nie każde nieodpłatne świadczenie będzie stanowić przychód pracownika na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, gdyż aby świadczenie takie podlegało opodatkowaniu po stronie pracownika, musi pojawić się korzyść majątkowa, która w przypadku świadczeń rzeczowych prowadzi do zaoszczędzenia wydatków. W dalszej części uzasadnienia wyroku podniesiono, że art. 12 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w związku z art. 11 ust. 2-2b ustawy o pdof są zgodne z art. 2 w związku z art. 217 Konstytucji RP, jeżeli są rozumiane w ten sposób, że "inne nieodpłatne świadczenie" oznacza wyłącznie otrzymane przez pracownika przysporzenie majątkowe o indywidualnie określonej wartości. W praktyce oznacza to, że za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą i w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W podobnym duchu wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 17 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 266/15) uznając, że jeśli w uzasadnionych przypadkach pracownicy nie wracają do miejsca zamieszkania po zakończeniu pracy w danym dniu, lecz nocują w miejscu umożliwiającym efektywne zakończenie pracy jednego dnia i jej rozpoczęcie w dniu kolejnym, zapewnienie noclegu przez firmę świadczy o racjonalności ekonomicznej działalności prowadzonej przez pracodawcę. Codzienne powroty pracowników do miejsca zamieszkania byłyby dla niego i dla pracowników nieuzasadnione ekonomicznie, powodując jednocześnie konieczność spędzania każdego dnia dodatkowego czasu w podróży. W tym kontekście zapewnienie noclegów pracownikom leży w interesie pracodawcy, a nie pracowników, którzy swoje potrzeby mieszkaniowe zaspokajają w innym miejscu i w inny sposób oraz którzy - gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę - nie mieliby powodu do ponoszenia kosztu takich noclegów (por. wyrok NSA z 19 września 2014 r., sygn. akt II FSK 2280/12).

Orzecznictwo dla firm dostępne jest
w serwisie www.orzecznictwo.gofin.pl

Ponoszenie przez pracodawcę wydatków w celu zapewnienia noclegów pracownikowi odbywającemu wyjazd służbowy jest więc świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, ponieważ to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci wykonanej przez pracownika prawidłowo i wydajnie pracy. Uzasadniają to również przepisy prawa pracy, które nie nakładają na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Przeciwnie, wszystkie wynikające z tego tytułu koszty powinien pokrywać pracodawca. Potwierdzeniem tej tezy jest art. 94 K.p., z którego wynika jednoznacznie, że pracodawca jest obowiązany w szczególności: organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy oraz organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy (por. wyrok NSA z 2 października 2014 r., sygn. akt II FSK 3870/12).

Zwracamy uwagę! W orzecznictwie sądów administracyjnych pojawiały się również zdania odmienne prezentowane m.in. w wyroku WSA w Krakowie z 8 maja 2012 r., sygn. akt I SA/Kr 299/12 czy wyroków WSA w Poznaniu z 13 lutego 2013 r., sygn. akt I SA/Po 965/12 i z 7 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Po 378/13. Aktualne orzecznictwo idzie jednak w kierunku wyłączenia tego typu świadczeń z przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, która jako miejsce pracy wskazuje siedzibę firmy produkują meble, a ponadto przemieszczają się po terenie Polski służbowymi samochodami celem ich montażu, nocując w hotelach, za które płacą firmową kartą. Koszty noclegu zapłacone kartą firmową bez limitów nie obciążają tych pracowników, gdyż te wydatki pracodawcy nie stanowią dla pracowników korzyści majątkowej polegającej na uniknięciu wydatku, który musieliby ponieść. Skoro taki wyjazd ma na celu wykonywanie pracy, celem pokrycia kosztów noclegu jest organizacja pracy w sposób zapełniający pełne wykorzystanie czasu pracy i osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy oraz zmniejszenie jej uciążliwości, co zgodnie z art. 94 K.p. należy do obowiązków pracodawcy.