Gazeta Podatkowa nr 98 (1764) z dnia 7.12.2020

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu pracownika w podróży służbowej

Nasz pracownik odbył podróż służbową własnym samochodem osobowym. Pracownik dostarczył nam dokumenty potwierdzające poniesione wydatki związane z przejazdem autostradą oraz parkingiem.

1) Czy opłaty parkingowe i za autostrady powinny być rozliczone w ramach kilometrówki czy też odrębnie, jako inne wydatki delegacyjne?

Wydatki poniesione przez pracownika z tytułu opłat za parkingi i przejazd autostradą powinny być rozliczone jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, tj. poza tzw. kilometrówką.

Zasady przyznawania, rodzaj oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi w związku z odbyciem podróży służbowej wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Rozporządzenie to stosowane jest w państwowej i samorządowej sferze budżetowej oraz, na zasadach określonych w art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320), w sferze pozabudżetowej.

Jak wynika z § 3 ust. 4 powołanego rozporządzenia, pracownikowi, który odbywa podróż służbową m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki, tj. w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Natomiast z § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą (określone lub uznane przez pracodawcę), pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Te dwie grupy wydatków: z tytułu przejazdu (kilometrówka) oraz inne niezbędne wydatki (m.in. opłaty za autostrady i parkingi) są w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej wyraźnie wyodrębnione w osobnych regulacjach. Należy więc je rozliczać oddzielnie, jako niezależne od siebie świadczenia delegacyjne.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

2) Czy mamy prawo do odliczenia VAT od tych wydatków?

Czynnemu podatnikowi VAT, co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego stanowi zaś suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Ponadto prawo do odliczenia VAT (w całości lub w części) przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).

Tak więc pracodawca generalnie może odliczyć VAT z faktur (wystawionych na pracodawcę)od wydatków poniesionych przez pracownika w czasie odbytej przez niego podróży służbowej, oczywiście gdy ta podróż jest związana z czynnościami opodatkowanymi, a wydatki te nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Przy czym należy pamiętać, że w przypadku ponoszenia wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, podatnicy mogą generalnie odliczyć 50% kwoty podatku VAT naliczonego z faktury dokumentującej wydatki związane z samochodami, a dopiero w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, podatnik może odliczyć 100% kwoty VAT naliczonego.

W myśl art. 86a ust. 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące m.in. nabycia pojazdów (ich części składowych), nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów, a także innych towarów oraz innych usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Wśród wydatków związanych z pojazdami samochodowymi ustawodawca nie wymienił literalnie opłat związanych z przejazdami autostradami czy opłat za parkingi, jednak, zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w odniesieniu do tych wydatków obowiązuje również ograniczone prawo do odliczenia VAT do 50%, chyba że pojazd spełnia dodatkowe warunki uprawniające do 100% odliczania VAT.

Naszym zdaniem, te zasady odliczania VAT należy także stosować w przypadku, gdy podróż służbowa, za zgodą pracodawcy, odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika. Oznacza to, że od opłat parkingowych lub za przejazdy autostradami pracodawca może odliczyć 50% kwoty podatku VAT naliczonego, pod warunkiem, że podróż służbowa pracownika służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy, i faktura je dokumentująca jest wystawiona na pracodawcę.

Jak wskazano wcześniej, podatnicy odliczają podatek VAT generalnie z faktury. Za przejazd autostradami podatnicy otrzymują dowody poniesionej opłaty - paragon. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) za fakturę jest uznawany również dokument za przejazd autostradami, gdy zawiera następujące dane:

• numer i datę wystawienia,
   
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (świadczącego usługę),
   
• NIP podatnika,
   
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   
• kwotę podatku,
   
• kwotę należności ogółem.

Natomiast jeśli paragon za parking będzie można uznać za fakturę uproszczoną (zawierającą NIP firmy), wówczas pracodawca będzie miał prawo do odliczenia 50% kwoty VAT.