Zmniejszenie ryczałtu z tytułu używania prywatnego pojazdu dla celów służbowych w jazdach lokalnych

Pracownik otrzymuje ryczałt z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych. W jednym z dni roboczych odbył tym pojazdem krótką, 3-godzinną podróż służbową. Czy ryczałt pokrywa wydatki z tego tytułu? Jeśli nie, to czy za ten dzień należy go obniżyć?

Zwrot kosztów w formie ryczałtu, o którym mowa w pytaniu, obejmuje tylko jazdy lokalne i jest obniżany w ściśle określonych okolicznościach.

Pracownik może za zgodą pracodawcy używać do jazd lokalnych w celach służbowych samochodu osobowego, motocykla, motoroweru niebędącego własnością pracodawcy. Odbywa się to na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 z późn. zm.). Pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi poniesione w związku tym koszty na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu. Zwrotu dokonuje się w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne lub w kwocie ustalonej na podstawie rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka).

Jeśli zwrot, tak jak w pytaniu, następuje w formie ryczałtu, to pracodawca ustala limit kilometrów. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne nie może przekroczyć liczby kilometrów uzależnionej od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w której zatrudniony jest pracownik, wynoszącej:

300 km, gdy liczba mieszkańców nie przekracza 100 tys.,
500 km, gdy liczba mieszkańców przekracza 100 tys., ale nie przekracza 500 tys.,
700 km, gdy liczba mieszkańców przekracza 500 tys. (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

Zwracamy uwagę! W służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych limit może zostać podwyższony do 1.500 km, a w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej do 3.000 km.

Wysokość ryczałtu oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu, o którym mowa wyżej. Wypłata tego świadczenia następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Tak obliczona kwota ryczałtu ulega zmniejszeniu, gdy pracownik jest nieobecny w pracy bądź z jakichś względów nie dysponuje samochodem, co wskazuje w oświadczeniu.

Ważne: Kwotę ryczałtu na jazdy lokalne samochodem niebędącym własnością pracodawcy zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Z literalnego brzmienia powołanego przepisu wynika, że podróż służbowa obliguje do pomniejszenia ryczałtu, o ile trwa minimum 8 godzin. Krótsza nie wywiera tego skutku. Co prawda można sobie wyobrazić sytuację, w której pomniejszenie ryczałtu byłoby uzasadnione, np. gdyby pracownik był zatrudniony w systemie równoważnym albo na część etatu, a w dniu podróży miałby zaplanowaną krótką dniówkę roboczą, na którą przypadałby w całości czas odbywanej podróży. W tym jednak przypadku przyczyną zmniejszenia ryczałtu byłaby "inna" nieobecność w pracy. Nic jednak nie wskazuje na to, że okoliczność taka miała miejsce w sytuacji wskazanej w pytaniu.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej (art. 77⁵ § 1 K.p.) na zasadach określonych w regulacjach wewnętrznych, umowie o pracę lub, jeśli nie zostały tam określone, albo chodzi o pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzeniu o podróżach. Na podstawie tego aktu prawnego ustala się go w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż określona w przepisach wydanych na podstawie powołanego na wstępie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym (§ 3 ust. 3 rozporządzenia o podróżach).

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w organizacji podstawowej, użytkuje dla celów służbowych w jazdach lokalnych prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Zwrot kosztów następuje w formie ryczałtu, który ustalono na poziomie 200 km. Pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 167,16 zł (200 km x 0,8358 zł).

W dniu 30 października 2020 r. pracownik został wysłany do miejscowości oddalonej o 80 km, w celu dostarczenia dokumentu urzędowego. Podróż odbył pojazdem własnym, a załatwienie sprawy łącznie z przejazdem zajęło mu 3 godziny. Pracownik zachował prawo do pełnego ryczałtu na jazdy lokalne, a ponadto ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu związanych z podróżą służbową w kwocie nie wyższej niż 133,73 zł (80 km x 2 x 0,8358 zł).