Zasady rozliczania podróży służbowych odbywanych przez prezesa zarządu spółki z o.o.

1) Czy prezes zarządu spółki z o.o. ma prawo do diet z tytułu podróży służbowej, jeśli nie jest pracownikiem spółki?

Prezes zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.) nie musi być pracownikiem spółki, żeby przysługiwały mu diety i zwrot kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej (tzw. delegacje służbowe). Jednak brak statusu pracowniczego powoduje, że warunki rozliczania takich podróży powinny być określone w umowie cywilnoprawnej, lub w akcie powołania albo w innym dokumencie.

Prezes zarządu spółki z o.o. może pełnić swoją funkcję na podstawie samego stosunku organizacyjnego powstałego wskutek powołania do zarządu, stosunku pracy albo umowy cywilnoprawnej. Jest to ugruntowana wykładnia Sądu Najwyższego (por. m.in. wyroki z 17 lutego 2015 r., sygn. akt I UK 221/14, OSNP 2016/10/130 oraz z 11 maja 2009 r., sygn. akt I UK 15/09). Rodzaj podstawy "zatrudnienia" w zarządzie decyduje o sposobie rozliczania podróży służbowych. Jest to obowiązkowe w przypadku stosunku pracy, przy czym muszą być łącznie spełnione następujące warunki:

celem podróży służbowej jest wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (spółki) lub poza stałym miejscem pracy pracownika (prezesa zarządu), na polecenie pracodawcy (art. 77⁵ § 1 K.p.),
zadania służbowe realizowane w trakcie podróży służbowej muszą być inne niż wynikające ze zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (por. m.in. wyrok SA w Szczecinie z 11 września 2018 r., sygn. akt III AUa 122/18 i wyrok SN z 3 grudnia 2014 r., sygn. akt II UK 216/13),
podróż służbowa ma charakter krótkotrwały, incydentalny i tymczasowy (por. m.in. uzasadnienie do uchwały SN w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166).

Zwracamy uwagę! Spółka z o.o. spoza sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77⁵ § 3 K.p.). Według tych dokumentów rozlicza także podróże służbowe prezesa zarządu pozostającego w stosunku pracy, przy czym dieta (krajowa, jak i zagraniczna) nie może być niższa od diety krajowej dla sfery budżetowej (art. 77⁵ § 4 K.p.). Jeśli jednak nie zawierają one odpowiednich postanowień, musi stosować rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych. Niewykluczone jest korzystanie z rozporządzenia o podróżach służbowych również w przypadku realizacji obowiązków prezesa zarządu na podstawie umowy cywilnoprawnej lub bezpośrednio powołania. Wystarczy, żeby odwołanie do jego regulacji znalazło się w dokumencie przyznającym mu prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowych. Takim dokumentem może być umowa cywilnoprawna (np. zlecenia, o świadczenie usług czy o zarządzanie - tzw. kontrakt menedżerski), uchwała wspólników o powołaniu na stanowisko w zarządzie (dalej akt powołania, ale nie w rozumieniu art. 68 K.p. - por. wyrok SN z 19 listopada 2013 r., sygn. akt I PK 120/13), regulamin/statut spółki albo umowa spółki (por. art. 203 § 2 i art. 203¹ K.s.h. oraz interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 28 lutego 2020 r., znak 0114-KDIP2-2.4010.492.2019.7.PP). Dokument ten może też regulować kwestię rozliczania podróży służbowych w zupełnie odmienny sposób albo w ogóle jej nie normować. Jego postanowienia rozstrzygają o prawie do diety i jej wysokości.

2) Prezes zarządu, o którym mowa w pytaniu 1, mieszka w Czechach, a pełni swoją funkcję w firmie, której siedziba znajduje się w Polsce. Od poniedziałku do piątku codziennie dojeżdża do pracy do siedziby firmy. Czy może otrzymać dietę dzienną albo zwrot kosztów podróży? Czy gdy zostaje w hotelu, może otrzymać zwrot związanych z tym kosztów?

Codziennych dojazdów z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy (np. siedziby spółki) i z powrotem nie można kwalifikować jako przejazdów w podróży służbowej. Nie są tu bowiem spełnione warunki dla podróży służbowych na gruncie prawa cywilnego i handlowego, gdzie przyjmuje się, że taką podróżą jest wykonywanie przez osobę niebędącą pracownikiem czynności poza stałym miejscem świadczenia pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba prowadzenia przez nią działalności (por. wyrok WSA w Olsztynie z 28 czerwca 2017 r., sygn. akt I SA/Ol 284/17, PP 2017/11/50, który dotyczył przedsiębiorcy, lecz można przyjętą wykładnię stosować szerzej - do menedżerów niemających statusu przedsiębiorcy).

W konsekwencji prezesowi zarządu nie należy się wynagrodzenie za dojazdy ani zwrot kosztów. Dozwolone jest jednak wprowadzenie takich postanowień w aktach/umowie, o których mowa w odpowiedzi na pierwsze pytanie. Dotyczy to również zwrotu kosztów za nocleg w hotelu.

3) Czy prezesowi zarządu spółki z o.o. z poprzednich pytań, który korzysta z samochodu prywatnego, należy się zwrot kosztów? Czy samochód będący własnością innej firmy (zagranicznej, w której jest zatrudniony) może być używany w trakcie delegacji tak samo jak samochód prywatny?

Sposób kompensacji używania prywatnego samochodu do celów służbowych i w podróżach służbowych jest determinowany - podobnie jak w przypadku poprzednich pytań - statusem zatrudnienia prezesa zarządu. Pracownikowi przysługuje:

zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu o kosztach prywatnych samochodów,
zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym (za zgodą pracodawcy) w podróży służbowej w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu o kosztach prywatnych samochodów (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Zwracamy uwagę! Przepis § 3 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych nie wymaga, żeby pojazd, którym pracownik ma odbyć podróż służbową był jego własnością.

Wykonywanie zadań prezesa zarządu na mocy umowy cywilnoprawnej lub aktu powołania wymaga uregulowania kwestii rozliczania przez niego kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych i w podróżach służbowych w jednym z dokumentów wymienionych w poprzednich odpowiedziach.

4) Czy faktury za hotel powinny być wystawione na spółkę, czy na prezesa zarządu?

Zasadniczo faktura za nocleg w hotelu powinna być wystawiona z powodów podatkowych na spółkę, jeśli prezes zarządu pozostaje z nią w stosunku pracy. Nie wynika to jednak wprost z przepisów, lecz z praktyki i doktryny. Co więcej, w interpretacji z 18 lipca 2014 r. (znak DD10/033/16/MZO/14/RD-4007) Minister Finansów uznał, że faktury lub rachunki wystawione na pracowników są dla celów podatkowych wystarczającym sposobem udokumentowania poniesienia wydatku. Muszą jednak spełniać wymagania dla dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Mają też potwierdzać, że koszty, które dokumentują, zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Stąd potrzebne będą dodatkowe dowody np. opis faktury przez pracownika (tu prezesa zarządu) zawierający cel poniesionego wydatku oraz jego oświadczenie, że nie ma możliwości uzyskania faktury wystawionej na spółkę.

O tym, na kogo powinny być wystawiane faktury i rachunki za nocleg w hotelu, gdy prezes zarządu wykonuje swoje obowiązki na podstawie umowy cywilnoprawnej lub bezpośrednio aktu powołania, powinny decydować dokumenty wskazane w poprzednich pytaniach.