Ryczałt za nocleg

W ramach działalności gospodarczej podatnik świadczy usługi transportu międzynarodowego. W czasie podróży nocuje w dostosowanej do tego kabinie pojazdu. Czy może naliczać koszt w postaci ryczałtu za noclegi w podróży służbowej i ujmować jego wartość do kosztów podatkowych w prowadzonej działalności?

Nie, przedsiębiorca do kosztów podatkowych może ująć wyłącznie koszty noclegu w podróży służbowej, które faktycznie poniósł i właściwie udokumentował.

Możliwość naliczania i sposób ustalenia ryczałtu za nocleg przewiduje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Z uregulowań § 8 i 16 tego rozporządzenia wynika, że jeżeli pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, ani nie przedłożył rachunku za usługę noclegu, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości:

150% diety - w przypadku krajowej podróży służbowej, oraz
25% limitu na nocleg, określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia.

W odniesieniu do osób prowadzących działalność gospodarczą (przedsiębiorców) odbywających podróż służbową przepisy tego rozporządzenia w zakresie ryczałtu za nocleg nie mają zastosowania. Zasadą jest bowiem, że przedsiębiorcy rozliczają wydatki ponoszone w ramach prowadzonej działalności, w tym w czasie podróży odbywanej w celach służbowych, w wysokości faktycznie poniesionej.

Odnosząc się zatem do sytuacji podatnika opisanej w pytaniu, należy stwierdzić, że gdyby w trakcie podróży odbywanej w związku ze świadczeniem usług przewozu towarów w transporcie międzynarodowym korzystał on z noclegów w obiektach świadczących tego rodzaju usługi, to mógłby do kosztów podatkowych zaliczać wydatki z tego tytułu w wysokości wynikającej z dokumentów (faktur, rachunków) potwierdzających ich poniesienie. Skoro jednak podatnik korzysta z noclegów w kabinie pojazdu i kosztów noclegu nie ponosi, to nie ma podstaw prawnych do naliczenia ryczałtu za noclegi (na zasadach dotyczących pracowników) i ujmowania ich w rachunku podatkowym.