Ustalenie czasu pracy w trakcie podróży służbowej

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰), z sobotami wolnymi od pracy, został wysłany na targi do innej miejscowości, gdzie przebywał od czwartku do niedzieli. Podróż odbył samochodem firmowym oraz miał zapewniony hotel i trzy posiłki. Jak rozliczyć jego czas pracy w trakcie przebywania w podróży służbowej? Czy przysługiwały mu jeszcze jakieś należności z tytułu podróży służbowej?

Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy odbywa tzw. podróż służbową. W czasie jej trwania do czasu pracy zalicza się tę część podróży, która została przez zainteresowanego przepracowana (podczas której wykonywał powierzone zadanie), a tę podczas której nie pracował, jedynie w przedziale, który przypadał na godziny rozkładowej pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76) wyjaśnił, że: "Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.".

Zwracamy uwagę! Do czasu pracy nie zalicza się prowadzenia pojazdu, chyba że w tym okresie pracownik kierujący pojazdem wykonuje czynności służbowe (por. wyrok SN z 6 maja 2014 r., sygn. akt II PK 219/13, OSNP 2015/10/132 oraz TSUE z 10 września 2015 r., sygn. akt C-266/14, ZOTS i S 2015/9/1-578).

Przykład

Przyjmujemy dane z pytania i dodatkowo, że pracownik przebywał w podróży od 12⁰⁰ w czwartek do 21⁰⁰ w niedzielę, nie przewoził innych osób, a powierzone zadania przewidywały obsługę stoiska targowego, które było czynne od 8⁰⁰ do 18⁰⁰ w piątek i sobotę oraz od 8⁰⁰ do 14⁰⁰ w niedzielę. Pracownik prowadził samochód służbowy zarówno w drodze do miejsca docelowego, jak i z powrotem po 5 godzin.

Z całego okresu podróży pracownikowi zaliczono do czasu pracy:

w czwartek czas od 12⁰⁰do 15⁰⁰ (3 godz.) - przejazd przypadający na rozkładową dniówkę),
w piątek od 7⁰⁰ do 8⁰⁰ (1 godz.) - oczekiwanie na podjęcie powierzonego zadania przypadające na rozkładową dniówkę i od 8⁰⁰ do 18⁰⁰ (10 godz.) - wykonywanie powierzonego zadania,
w sobotę od 8⁰⁰ do 18⁰⁰ (10 godz.) - wykonywanie powierzonego zadania,
w niedzielę od 8⁰⁰ do 14⁰⁰ (6 godz.) - wykonywanie powierzonego zadania.

Pracownikowi nie zapewniono odpoczynku tygodniowego.

Odpowiadając na drugie pytanie wyjaśniamy, że pracownikowi wysłanemu w podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych (art. 77⁵ § 1 K.p.). W sferze tzw. budżetowej wysokość oraz warunki ich ustalania reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych. Pozostali pracodawcy mogą warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej uregulować w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu. Postanowienia tych aktów nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż krajowa dieta pracownika sfery budżetowej. Jeśli nie zdecydowali się na określenie omawianych kwestii samodzielnie, są objęci przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych.

Rozporządzenie o podróżach służbowych dostępne jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Zakładając, że pracodawca z pytania stosuje regulacje rozporządzenia o podróżach służbowych, to pracownikowi może przysługiwać co najwyżej zwrot innych wydatków np. poniesionych na przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. Jeżeli pracownik poniósł tego typu koszty, to jest obowiązany to udokumentować, w tym w szczególności rachunkami, fakturami lub biletami, a jeżeli ich przedłożenie nie jest możliwe, w drodze pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wszystkie pozostałe miał zapewnione.