A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (1015) z dnia 10.03.2019

Koszty używania prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej a kilometrówka

Pracownicy spółki z o.o. odbywają krajowe podróże służbowe swoimi prywatnymi samochodami osobowymi, w związku z czym spółka zwraca im wydatki związane z używaniem tych samochodów (generalnie wydatki na paliwo). Czy wydatki te spółka nadal zalicza do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu tzw. kilometrówki, czy powinna stosować limit w wysokości 75%?

Jak informowaliśmy na łamach naszego czasopisma, od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się zasady ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania samochodów osobowych wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności. Zmiany te dotyczą jednak samochodów osobowych stanowiących własność podatnika, wziętych przez niego w leasing, najem, dzierżawę, czy używanych na podstawie innej umowy o podobnym charakterze. Wydatki z tytułu używania takich samochodów podlegają ujęciu w kosztach podatkowych generalnie w ramach limitu 75% (pisaliśmy o tym m.in. w dodatku nr 5 do BI z 1 lutego 2019 r.).

Nie uległy natomiast zmianie regulacje, dotyczące ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe),
w jazdach lokalnych.

A zatem, w 2019 r., podobnie jak w latach poprzednich, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) ujmowane są w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy w ramach limitu tzw. kilometrówki, tj. kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (zob. art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP). Wydatki "mieszczące" się w tym limicie stanowią koszty podatkowe, natomiast wydatki przekraczające ten limit są wyłączone z kosztów podatkowych.

Dodajmy, że ww. przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP. W przepisie tym określono również elementy, jakie co najmniej powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu; kwestie te tu jednak pomijamy.