Krajowa podróż służbowa a przychody pracownika

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek zwrotu pracownikom kosztów związanych z podróżami służbowymi. Otrzymane przez pracownika za czas takiej podróży kwoty mogą mieć wpływ na powstanie przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu albo korzystającego ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Pracowniczy przychód

Pracodawca spoza sfery budżetowej warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - określa w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, gdy nie jest objęty układem zbiorowym pracy albo nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania. Jeśli jednak nie zawrze w takich dokumentach regulacji dotyczących kosztów tych podróży, wówczas pracownik otrzymuje należności na ich pokrycie według zasad przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej określonych w tzw. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z rozporządzenia tego wynika, że za czas podróży służbowej pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, a także zwrot innych niezbędnych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W podatku dochodowym zwrócone pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej podlegają zaliczeniu do przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). W określonych okolicznościach mogą być one jednak zwolnione od podatku dochodowego. W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi tzw. budżetówki z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jeśli zatem pracownik otrzyma zwrot należności z tytułu krajowej podróży służbowej, to kwoty te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości limitów określonych we wspomnianym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. W razie gdy zwrócone pracownikowi z tego tytułu kwoty będą wyższe od kwot ustalonych w tym rozporządzeniu, to nadwyżka ponad te wartości podlega opodatkowaniu. Wówczas pracodawca jako płatnik ma obowiązek odprowadzić od tej części zaliczkę na podatek dochodowy.

Koszty noclegu

Zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej obecnie za nocleg w hotelu podczas podróży krajowej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż 600 zł za jedną dobę hotelową. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit.

Przy rozliczaniu kosztów noclegu w krajowej podróży służbowej może wystąpić sytuacja, w której pracodawca zwróci pracownikowi poniesione przez niego w trakcie podróży służbowej koszty noclegu w wysokości wyższej od wspomnianego limitu, a cała ich wartość (potwierdzona fakturą/rachunkiem) może być wolna od podatku. Będzie tak, gdy pracodawca uzna, że w czasie podróży służbowej wystąpiły okoliczności, uzasadniające poniesienie tych wydatków w wysokości wyższej niż wynikająca z przedłożonych przez pracownika faktury/rachunku.

Koszty wyżywienia

Podstawową formą zwrotu kosztów wyżywienia jest dieta, która dla podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę. W razie zwrotu pracownikowi kosztów wyżywienia w postaci podwyższonej diety albo zapewnienia pracownikowi wyżywienia lub pokrycia kosztów (całodziennego) wyżywienia pracownika na podstawie przedstawionych przez niego faktur/rachunków, kwoty wydatków z tego tytułu mogą być wyższe od kwot diet określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wtedy według organów podatkowych nadwyżka ponad tę kwotę stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który należy opodatkować (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.87.2018.3.IM).

Także z orzecznictwa NSA wynika, że bez względu na formę, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w czasie podróży służbowych, wolna od podatku jest ta część otrzymanego zwrotu kosztów wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety (por. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2018 r., sygn. akt II FSK 1082/16 oraz z dnia 19 lipca 2017 r., sygn. akt II FSK 1678/15).

Przejazd prywatnym samochodem

Jak wynika z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd m.in. w krajowej podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Kwota ta jest wolna od podatku, o ile pracodawca nie stosuje stawki za jeden kilometr wyższej od określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Gdy do wyliczania zwrotu kosztów przejazdu pracodawca uwzględni stawkę za jeden kilometr w wysokości wyższej niż określona we wskazanym rozporządzeniu, to nadwyżkę ponad limit tzw. kilometrówki należy opodatkować. Jeśli w związku z przejazdem prywatnym autem w trakcie podróży służbowej pracownik poniesie koszty opłat za parkingi i autostrady, to pracodawca dokonuje zwrotu tych należności poza tzw. kilometrówką, w wysokości faktycznie poniesionej. Są one bowiem po stronie przychodów pracownika kwalifikowane jako inne wydatki związane z podróżą służbową. To oznacza, że w razie uznania ich przez pracodawcę za uzasadnione, mogą one korzystać ze zwolnienia od podatku w pełnej udokumentowanej przez pracownika wysokości.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)