Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 19 (954) z dnia 1.07.2017

Rozliczenie podróży służbowej pracownika - wybrane problemy

1) Czy druk polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegacja) musi zawierać potwierdzenie jej odbycia w miejscu docelowym przez przystawienie pieczątki instytucji czy firmy, do której delegowany jest pracownik?

Nie, choć pracodawca może wprowadzić taki wymóg. Powszechne przepisy prawa pracy nie określają formy, jaką ma przybrać polecenie odbycia podróży służbowej. W większości przypadków pracodawcy korzystają z odpowiedniego druku (tzw. delegacji), w którym pracownik odnotowuje m.in. moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Pracownik odbywający taką podróż nie jest jednak bezwzględnie zobowiązany do potwierdzenia faktu stawienia się w miejscu docelowym podróży służbowej, poprzez uzyskanie odpowiednich wpisów na druku delegacji. Obowiązek taki może (choć nie musi) nałożyć pracodawca - poprzez wprowadzenie do treści aktów prawa zakładowego określonej procedury potwierdzania przez pracownika przebiegu podróży służbowej, polegającej np. na obowiązku uzyskania odpowiednich wpisów (pieczęci) na druku delegacji. W razie braku przepisów zakładowych wspomniany obowiązek może być wprowadzony w drodze wewnętrznego zarządzenia, a nawet jednostkowego polecenia wydanego pracownikowi przed rozpoczęciem przez niego podróży.

Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się na żadne z wyżej wymienionych działań, wówczas pracownicy nie będą mieli obowiązku potwierdzania faktu stawienia się w miejscowości docelowej podróży poprzez uzyskanie pieczątek czy innych wpisów instytucji (firmy), do której byli skierowani. Na potwierdzenie powyższego stanowiska można przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego oz. w Szczecinie z 19 lutego 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 122/96), w którym uznano, że powszechnie obowiązujące przepisy nie wymagają poświadczenia delegacji przez jednostkę, w której pracownik realizował zlecone przez pracodawcę zadanie służbowe.

2) Pracownik spółki odbył zagraniczną podróż służbową do Niemiec trwającą 23 godziny. Droga do granicy z Niemcami zajęła pracownikowi 4 godziny, podobnie jak droga powrotna od granicy do miejsca zamieszkania. Czy krajowe odcinki podróży zagranicznej należy zsumować dla potrzeb naliczenia diet za podróż na terenie kraju?

Kwestia rozliczania krajowych odcinków podróży zagranicznej dla celów ustalenia prawa do diety nie jest wprost uregulowana w przepisach dotyczących odbywania podróży służbowej. Jednak była ona przedmiotem opinii urzędowych ze strony Głównego Inspektoratu Pracy i Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Zdaniem GIP, wyrażonym w stanowisku z 2 lutego 2009 r. (znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP):

"(...) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie, po zakończeniu podróży zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (...)"

Jeszcze bardziej jednoznacznie wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 11 kwietnia 2013 r., stanowiącym odpowiedź na pytanie naszego Wydawnictwa. Resort pracy uznał, że:

"(...) Zgodnie z § 21 rozporządzenia (w sprawie podróży służbowej - przyp. red.), w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio. Zdaniem Departamentu, odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej, należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Departamentu, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)"

Podsumowując:

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, krajowe odcinki podróży należy rozliczać oddzielnie, co powoduje, że pracownik nie nabędzie prawa do diet za te odcinki, każdy z nich trwa bowiem poniżej 8 godzin. Zgodnie zaś z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), jeżeli podróż służbowa (krajowa) trwa nie dłużej niż dobę i wynosi poniżej 8 godzin, dieta nie przysługuje.

Pracownik nabędzie prawo do diety wyłącznie z tytułu podróży zagranicznej.