Opłaty za parkingi/autostrady w podróży służbowej - rozliczenie podatkowe, ZUS i ewidencja księgowa

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). W przypadku natomiast pracowników zatrudnionych u pracodawcy pozabudżetowego, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej). Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, wówczas pracownikowi przysługują należności z tytułu podróży służbowej na podstawie ww. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Tak wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika m.in., że z tytułu podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Może on, na wniosek pracownika, wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Pracownikowi, który w czasie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej (zob. § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Przychód pracownika

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z nieistotnym tu zastrzeżeniem).

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są m.in. przepisy wspomnianego wcześniej rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jak z niego wynika, należnościami z tytułu podróży służbowej są m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. A zatem zwrot pracownikom tego rodzaju wydatków, ponoszonych przez nich w związku z podróżą służbową, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 października 2016 r., nr ITPB2/4511-656/16-1/BK:

"(...) zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)"

Składki ZUS

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z zastrzeżeniem, które tu pomijamy). Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm. i art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.

A zatem zwrot pracownikom opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, związanych z podróżą służbową pracownika, nie podlega oskładkowaniu.

W ustawie o VAT nie zawarto przepisów, które w sposób szczególny odnosiłyby się do odliczania VAT od opłat za przejazdy autostradą czy za parkingi, ponoszonych w trakcie podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika. Stosuje się tu zatem zasady ogólne.

Pracodawca będzie zatem mógł odliczyć VAT od tych opłat, jeśli podróż służbowa pracownika była związana z czynnościami opodatkowanymi.

Należy mieć na uwadze, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (w tym samochodami osobowymi), podatnicy mogą generalnie odliczyć 50% kwoty VAT naliczonego. Prawo do odliczenia 100% kwoty VAT przysługuje tylko wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Muszą być również spełnione dodatkowe warunki, kwestie te tu jednak pomijamy (zob. art. 86a ustawy o VAT).

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się tu wydatki dotyczące m.in. nabycia pojazdów (ich części składowych), nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (art. 86a ust. 2 ustawy o VAT).

Wśród wydatków związanych z pojazdami samochodowymi ustawodawca nie wymienił opłat za autostrady czy parkingi.

Z broszury Ministerstwa Finansów dostępnej na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl, pt. "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" wynika, że wydatki związane z pojazdami samochodowymi to m.in. opłaty za parking, przejazdy autostradą. Także zatem w odniesieniu do tych opłat obowiązuje ograniczenie w odliczaniu VAT do 50% (chyba że zostaną spełnione warunki uprawniające do 100% odliczania VAT).

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane przez sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów w odpowiedzi z 16 lipca 2014 r. na interpelację poselską nr 27172. Analogiczny pogląd wyraził WSA w Warszawie w wyroku z 22 lipca 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 3507/14 (orzeczenie prawomocne). W wyroku tym czytamy:

"(...) w sytuacji, w której pracownik w ramach podróży służbowej odbywanej na polecenie pracodawcy nabywa w jego imieniu i na jego rzecz usługi, w tym konieczny przejazd autostradą oraz usługi parkingowe, to wydatki z tego tytułu są związane z używaniem konkretnego pojazdu samochodowego będącego w użytkowaniu Spółki, co prowadzi do wniosku, że okoliczność, iż wydatki te, jak wskazuje Skarżąca, mimo że są kosztem odbywanej przez pracownika podróży służbowej, nie przesądza jednak o przyznaniu Spółce pełnego prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z tymi wydatkami. (...)"

Naszym zdaniem, powyższe zasady należy stosować także w przypadku, gdy podróż służbowa odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika. Oznacza to, że od opłat parkingowych lub za przejazdy autostradami pracodawca może odliczyć 50% kwoty VAT naliczonego, o ile podróż służbowa pracowników służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy.

Generalnie podatnicy odliczają VAT z faktury. W praktyce przejazdy autostradami lub opłaty za parkingi są dokumentowane paragonami lub biletami. Jeśli dokument taki spełnia warunki do uznania go za fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (por. art. 106e ust. 5 pkt 3 tej ustawy) lub § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485), to można na jego podstawie odliczyć VAT (tu: 50% kwoty VAT naliczonego - o ile kwota VAT występuje).

Zasadniczo wydatki na parkingi czy autostrady, ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników, wykazują związek z przychodami pracodawcy. Celem poniesienia tych wydatków jest bowiem z reguły osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (tu: pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej limit tzw. "kilometrówki".

Warunkiem ujęcia ww. wydatków w kosztach podatkowych (w ramach limitu "kilometrówki") jest prowadzenie ewidencji przebiegu tych pojazdów. Jej brak skutkuje tym, że koszty z tytułu używania ww. samochodów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W ustawach o podatku dochodowym brak jest definicji "wydatków z tytułu używania samochodów", co jest przedmiotem sporów między podatnikami a organami podatkowymi. Do kwestii tej odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG. Według niego:

"(...) W związku z tym, że ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" odwołać należy się do Słownika języka polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć "sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (...). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. (...) art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Niewątpliwie wydatkami takimi będą również opłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz opłaty za parkowanie. (...)"

W efekcie organ podatkowy uznał, że wydatki z tytułu opłat za przejazdy autostradami oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej i w związku z tym podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki". Taki pogląd jest powszechnie prezentowany przez organy podatkowe.

Na potrzeby ustawy o rachunkowości opłaty za parkingi czy za przejazdy autostradami, ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników (odbywanymi ich prywatnymi samochodami), podlegają zaliczeniu do kosztów bilansowych bez ograniczenia limitem "kilometrówki".

W przypadku podróży służbowych pracowników, dokumenty potwierdzające poniesienie przez nich opłat za przejazdy autostradami, parkingi (np. faktury, paragony, inne dokumenty), dołączane są przez pracowników do dokumentu rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika (np. do formularza "Rozliczenie podróży służbowej") i księgowane w ramach tego rozliczenia.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika może zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy np. w następujący sposób:

Wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek):