Należności z tytułu dojazdów w krajowej podróży służbowej

Pracownik, będąc w krajowej podróży służbowej, poniósł wyższe koszty dojazdów niż przysługująca mu kwota ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejscowej wynikająca z rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Pracodawca wyraził zgodę na pokrycie tych kosztów w wysokości faktycznie poniesionej. Czy wypłaconą kwotę w części przekraczającej kwotę ryczałtu należy opodatkować?

Otrzymana przez pracownika kwota z tytułu zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Ustawodawca zwolnił od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

Aby rozstrzygnąć zakres zwolnienia od podatku takich należności, należy w rozpatrywanym przypadku przywołać przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanego dalej rozporządzeniem.

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Problem poruszony w treści pytania dotyczy kosztów dojazdów w podróży krajowej. Kwestię tę reguluje § 9 rozporządzenia. Wynika z niego, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Ponadto przepisu o ryczałcie na pokrycie kosztów dojazdu nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Tak więc w przypadku dojazdów środkami komunikacji miejscowej odbywanych w ramach krajowej podróży służbowej przepisy rozporządzenia przewidują trzy rozwiązania, a mianowicie pracownik:

1) otrzymuje na pokrycie poniesionych kosztów ryczałt w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży,

2) nie ma prawa do ryczałtu, gdy nie poniósł takich kosztów,

3) otrzymuje zwrot udokumentowanych kosztów, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę.

W rozpatrywanym przypadku wystąpiła trzecia okoliczność. Pracownik otrzymał zwrot kosztów w wysokości faktycznie poniesionej.

Jeżeli koszty te zostały udokumentowane, to otrzymana kwota jest wolna od podatku, gdyż przysługiwała pracownikowi na mocy przepisów rozporządzenia i jej wysokość została ustalona zgodnie z przepisami rozporządzenia.