Rozliczenie kosztów podróży służbowych przedsiębiorcy - Ministerstwo Finansów wyjaśnia

Ministerstwo Finansów opublikowało na stronie internetowej (sip.mf.gov.pl, nr dokumentu 120453/K) obszerne wyjaśnienia dotyczące podróży służbowych przedsiębiorcy, które obejmują: definicję podróży, rodzaje wydatków, które stanowią koszt uzyskania przychodów oraz zasady przeliczania kosztów wyrażonych w walucie obcej. Zważywszy na fakt, że wyjaśnienia te są ważne dla przedsiębiorców, poniżej je omawiamy.

Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) Ministerstwo Finansów uznało wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

MF wyjaśniło też, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.

Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, MF zaliczyło:

• koszty przejazdu pociągiem, autobusem, promem, samolotem - w wysokości wynikającej z ceny biletu, bez ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu,
   
• koszty przejazdu firmowym samochodem (będącym środkiem trwałym) - dotyczy wszelkich wydatków faktycznie poniesionych, np. na zakup paliwa, opłat za parking, na przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawę, holowanie - udokumentowane np. fakturami, rachunkami, dowodami opłat,
   
• koszty przejazdu samochodem niebędącym środkiem trwałym, który jest używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu - dotyczy wydatków wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (tu podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu); MF wyjaśniło dodatkowo, że w ramach limitu kilometrówki (a nie osobno) przedsiębiorca rozlicza także ewentualne opłaty parkingowe czy przejazdy płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu - co, jak przypomniano - wynika z interpretacji ogólnej MF z 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów zwróciło uwagę na dwie ważne kwestie, tj. że:

• na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument,
   
• wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi; na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca może zaliczyć także:

• koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników),
   
• koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników),
   
• inne wydatki, takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem,
   
• diety do wysokości diet przysługujących pracownikom - na podstawie dowodu wewnętrznego zwanego rozliczeniem podróży służbowej.

Ponadto Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że wydatki na wyżywienie - mimo ich udokumentowania - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów oraz że przedsiębiorcy - poza dietą - nie przysługują żadne ryczałty.

W kwestii przeliczania kosztów podróży wyrażonych w walucie obcej Ministerstwo Finansów stwierdziło, że przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:

• w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłat za przejazd autostradą, nocleg) - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
   
• w przypadku diety - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.