Rozliczenie podróży służbowej na druku delegacji

W naszej firmie diety i inne świadczenia z tytułu podróży służbowych przelewamy pracownikom na konto. Czy przy takim sposobie wypłaty świadczeń delegacyjnych pracownik powinien jeszcze podpisywać rozliczenie podróży służbowej w wersji papierowej?

Z treści pytania można wywnioskować, że u pracodawcy stosowane są papierowe druki rozliczenia podróży służbowej (potocznie zwane delegacją lub drukiem delegacji). Należy zaznaczyć, że nie są to druki do obowiązkowego stosowania, co można wywnioskować z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 19 lutego 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 122/96). Sąd ten uznał, że powszechnie obowiązujące przepisy nie wprowadzają jednolitego sposobu (formy) wydania polecenia wyjazdu służbowego. Niemniej w praktyce wspomniany druk delegacji znajduje się w powszechnym użyciu. Jest on przydatny w celu rozliczenia podróży służbowej, ponieważ wynika z niego data i godzina wyjazdu oraz powrotu pracownika, jak również liczba dni przebywania w podróży służbowej - co jest konieczne dla ustalenia należnych diet. Pracownik wykazuje również na tym druku koszty podróży uprawniające do innych świadczeń delegacyjnych, m.in. do ryczałtów za nocleg czy za lokalne przejazdy.

Wzór polecenia wyjazdu służbowego (druk delegacji) dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Na formularzu delegacji znajduje się miejsce na złożenie podpisu przez pracownika wypełniającego ten druk, który to podpis potwierdza przedstawione przez niego informacje co do kosztów podróży. Wypełniony formularz jest następnie sprawdzany przez pracodawcę lub jego służby kadrowe pod względem rachunkowym i merytorycznym. Następnie, po ustaleniu kwoty świadczeń należnych z tytułu podróży, są one wypłacane pracownikowi, który kwituje ich odbiór na druku delegacji. Problem zasygnalizowany w pytaniu dotyczy prawdopodobnie tego, że pracownik nie otrzymuje tych kwot w gotówce, ale przelewem na konto. Nie może więc pokwitować ich odbioru na miejscu, w zakładzie pracy. W takiej sytuacji pisemne potwierdzenie faktu dokonania przelewu zatwierdzonych świadczeń delegacyjnych na rachunek pracownika - w miejscu przeznaczonym na pokwitowanie ich odbioru - nie jest konieczne. Pracodawca może bowiem okazać się innymi dokumentami poświadczającymi wypłatę pracownikowi wspomnianych świadczeń. Ewentualnie, ale tylko na zasadzie dobrowolności, służby kadrowe mogą odnotować na druku delegacji dokonanie przelewu.