Wyliczanie diet za krajową podróż służbową

Dieta jest podstawowym świadczeniem przysługującym pracownikowi wysłanemu w podróż służbową. Mimo często międzynarodowego charakteru działalności firm, w większości pracownicy nabywają prawo do "krajowych" diet, wypłacanych za podróże odbywane na terenie Polski. Diety te obowiązują w stałej wysokości (30 zł za dobę podróży), jednak ich naliczanie przysparza niekiedy problemów w praktyce.

Dieta raczej za dłuższe podróże

Prawo do zwrotu należności z tytułu podróży służbowej wynika z ogólnej regulacji art. 77⁵ K.p. Konkretyzacja zawartego w tym przepisie obowiązku zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu podróży służbowej następuje w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej rozporządzenia delegacyjnego. Reguluje ono m.in. warunki przyznania diety za podróż służbową w sferze budżetowej. Sfera pozabudżetowa również może być objęta zakresem tego rozporządzenia, o ile pracodawcy z tej sfery nie uregulowali samodzielnie zasad zwrotu należności z tytułu podróży służbowych w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę. Trzeba przy tym zastrzec, że wysokość diety za krajową i zagraniczną podróż służbową nie może być określona u pracodawcy pozabudżetowego na poziomie niższym niż dieta za podróż krajową (30 zł).

Jak wspomniano, wysokość diety za pełną dobę podróży, przewidziana w rozporządzeniu delegacyjnym, wynosi 30 zł. Natomiast jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (§ 7 ust. 2 powołanego rozporządzenia).

Rozporządzenie delegacyjne przewiduje przypadki, kiedy mimo odbycia podróży służbowej dieta nie przysługuje. Dotyczy to sytuacji:

delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia,
gdy pracownik przebywający w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni skorzystał z prawa do powrotu, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu; w takim przypadku dieta nie przysługuje za okres pobytu w miejscu zamieszkania.

Przy naliczaniu diet przyjmuje się cały okres podróży służbowej od wyjazdu do powrotu z podróży, wliczając w to czas przepracowany, za który, niezależnie od prawa do diety, przysługuje wynagrodzenie.

Problematyczne pomniejszanie diety

Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego kwotę diety, o której mowa w § 7 ust. 1 (tj. 30 zł za dobę podróży), zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie i kolacja oznaczają pomniejszenie o 25% diety, a obiad o 50% diety. W związku z brzmieniem przytoczonej regulacji w pewnym okresie pojawiały się wątpliwości co do metodyki obliczenia kwoty zmniejszającej w przypadku, gdy pracownikowi - z uwagi na długość podróży służbowej - przysługiwała 1/2 diety. Różne, często sprzeczne interpretacje tego problemu rozstrzygnęła ostatecznie opinia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, które w piśmie otrzymanym przez nasze Wydawnictwo 16 kwietnia 2013 r. uznało, że kwotę zmniejszającą w każdym przypadku, niezależnie od tego, jaka dieta faktycznie przysługuje pracownikowi w danej sytuacji, należy ustalać od pełnej diety, tj. od 30 zł (patrz stanowiska urzędowe i przykład 1).

Prawo do diety i jej wysokość dla pracownika pełnoetatowego i niepełnoetatowego ustalane są na tych samych zasadach.

Innym problemem, jaki mogą napotkać pracodawcy przy ustalaniu prawa do diety, jest rozstrzygnięcie, jak należy rozumieć pojęcie zapewnienia całodziennego bezpłatnego wyżywienia, jako przesłanki wykluczającej prawo do diety. Czy należy te wyżywienie odnosić do pór posiłku przypadających zwyczajowo w dobie kalendarzowej? Odnosząc się do tego pytania należy mieć na uwadze, że rozliczanie diet następuje w nawiązaniu do doby podróży służbowej i pod tym kątem należy rozpatrywać zapewnienie posiłków pracownikowi. Przyjmując, że podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia do chwili jej zakończenia (oraz mając na uwadze, że żaden przepis nie określa szczególnych sposobów ustalania jej długości) należy uznać, że doba podróży mija w momencie upływu 24 godzin od chwili jej rozpoczęcia. Doba podróży służbowej jest więc oderwana od dób astronomicznych i liczy się ją odrębnie tylko na potrzeby rozliczania świadczeń z tytułu podróży służbowej. Patrząc na tak rozumianą dobę należy ustalić, jakie zwyczajowe posiłki zostały zapewnione w jej trakcie i odpowiednio do tego dokonać zmniejszenia wysokości diety (przykład 2).

Posiłek profilaktyczny nie obniży diety

Nie można wykluczyć sytuacji, że pracownik wysłany w podróż służbową w celu wykonania konkretnego zadania realizuje je w takich warunkach, że oprócz diety przysługuje mu jeszcze posiłek profilaktyczny. Zapewnienie mu takiego posiłku w czasie podróży nie może być jednak ocenione jako zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego wyżywienia w czasie tej podróży. Nie pozwala na to odmienny charakter i przeznaczenie posiłku profilaktycznego.

Przysługuje on pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 K.p.). Przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany do wydawania wspomnianych posiłków, określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 279). Po spełnieniu warunków określonych w tym rozporządzeniu pracownik nabywa prawo do posiłków profilaktycznych bez względu na to, czy pracę, która go do nich uprawnia, wykonuje w swoim stałym miejscu pracy czy też w trakcie podróży służbowej. Zdaniem resortu pracy posiłek profilaktyczny nie może być zaliczony na poczet bezpłatnego posiłku zapewnionego przez pracodawcę, a co za tym idzie, nie obniża on kwoty diety (patrz stanowiska urzędowe w ramce).

Dojazdy do granicy liczone oddzielnie

Zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, do krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej (§ 21 rozporządzenia delegacyjnego). Wskazana regulacja nie precyzuje jednak, w jaki sposób (łącznie czy oddzielnie) rozliczać krajowe odcinki zagranicznej podróży służbowej. W sprawie tej występowała znaczna rozbieżność poglądów, nawet w stanowiskach zajmowanych przez urzędy. Ostatecznie zwyciężyła koncepcja resortu pracy, zgodnie z którą krajowe odcinki podróży zagranicznej należy rozliczać osobno (przykład 3 i stanowisko w ramce).

Należy nadmienić, że rozliczenie krajowych odcinków podróży zagranicznej w każdym przypadku następuje w oparciu o przepisy rozporządzenia delegacyjnego w zakresie podróży krajowych. Nie ma więc żadnej możliwości zastosowania stawki diety należnej pracownikowi za zagraniczny odcinek podróży, w celu rozliczenia krajowej jej części. Należy też stosować przepisy o pomniejszaniu diety za podróż krajową, jeżeli w jej trakcie (dwa odcinki podróży analizujemy tu oddzielnie) zapewniono bezpłatny posiłek.

Ustalanie diet za krajową podróż służbową - stanowiska urzędowe

"(...) w świetle przepisów § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. W przypadku przedstawionym w piśmie, tj. jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b) połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł) (...)".

Stanowisko MPiPS udostępnione Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2013 r.

"(...) Odrębnym świadczeniem pracowniczym związanym z wykonywaną pracą w warunkach szczególnie uciążliwych jest uprawnienie do nieodpłatnych posiłków profilaktycznych, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na warunkach określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). W świetle § 1 pkt 1 rozporządzenia posiłki wydawane ze względów profilaktycznych mają formę jednego dania gorącego. Posiłki powinny spełniać wymagania określone w § 2 rozporządzenia, a ich zadaniem jest uzupełnienie wydatku energetycznego osób wykonujących prace związane z wysiłkiem fizycznym oraz w wysokiej lub niskiej temperaturze. Posiłki wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie (§ 3 i 6 ust. 1 rozporządzenia).

Z uwagi na charakter i formę posiłków profilaktycznych, o których mowa w ww. przepisach, nie należałoby ich traktować - zdaniem Departamentu Prawa Pracy - jako bezpłatnego posiłku (np. obiadu) w kontekście § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (delegacyjnego - przyp. red.)".

Stanowisko MPiPS udostępnione Wydawnictwu w dniu 10 października 2013 r.

"(...) Zgodnie z § 21 rozporządzenia (dotyczącego podróży służbowych - przyp. red.), w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio. Zdaniem Departamentu, odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Departamentu, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)".

Stanowisko MPiPS udostępnione Wydawnictwo w dniu 11 kwietnia 2013 r.

Przykład 1

Pracownikowi w trakcie krajowej podróży służbowej zapewniono bezpłatny obiad. Z uwagi na czas podróży (9 godzin) pracownikowi przysługiwało prawo do 1/2 diety (15 zł). Stosując stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, kwotę zmniejszającą należy ustalić od 30 zł. Dietę należy więc pomniejszyć o 15 zł (tj. 30 zł × 50%). Przy ostatecznym wyliczeniu diety daje to wynik zerowy (15 zł - 15 zł = 0 zł). W takim przypadku pracownik nie nabywa prawa do diety.

Przykład 2

Pracodawca wyliczył pracownikowi doby podróży służbowej od momentu rozpoczęcia podróży o określonej godzinie w danym dniu do 24⁰⁰ tego dnia, a później kolejno rozbijając na poszczególne dni kalendarzowe, licząc od godz. 0⁰⁰ do 24⁰⁰. W ten sposób proporcjonalnie pomniejszał wysokość diety w danym dniu odpowiednio o zapewnione pracownikowi śniadanie, obiad czy kolację. Przyjęty sposób rozliczania dób podróży jest nieprawidłowy. Doba delegacji to bowiem kolejne 24 godziny liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Przyjmując, że np. pracownik rozpoczyna podróż w poniedziałek o 17⁰⁰, pierwsza doba zakończy się o 17⁰⁰ we wtorek. Jeżeli w tym czasie pracownik miał zapewnioną kolację w poniedziałek oraz śniadanie i obiad we wtorek, pracodawca był zwolniony z obowiązku wypłaty diety za dobę tej podróży, z uwagi na zapewnienie całodziennego (w odniesieniu do przedziału czasowego, na który przypadała ta doba), bezpłatnego wyżywienia.

Przykład 3

Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową do Niemiec. Pracownik wyjechał samochodem służbowym w dniu 25 kwietnia br. o godz. 8⁰⁰. Tego samego dnia dwukrotnie przekroczył granicę polsko-niemiecką: o godz. 11⁰⁰ oraz ponownie, w drodze powrotnej, o godzinie 20⁰⁰. Do miejscowości, w której jest zatrudniony, dotarł o godz. 23⁰⁰. Pracownik odbył dwie oddzielne podróże krajowe trwające po 3 godziny oraz jedną zagraniczną trwającą 9 godzin. W tej sytuacji pracownik nie nabył prawa do diety za krajowe odcinki podróży służbowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)