Przegląd Podatku Dochodowego nr 22 (406) z dnia 20.11.2015

Rozliczenie kosztów noclegu pracowników w krajowej podróży służbowej

Pracownicy odbywają krajowe podróże służbowe. Koszty tych podróży są rozliczane na zasadach określonych dla pracowników sfery budżetowej. Jak w podatkowej księdze prowadzonej metodą uproszczoną (kasową) powinny być wykazywane koszty noclegu, gdy są one zwracane pracownikowi?

Koszty noclegu poniesione w podróży służbowej pracownika stanowią koszt podatkowy podlegający ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 13.

Podstawa i zasady rozliczania wypłacanych należności

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 K.p.). Jeżeli tego nie zrobi, to musi stosować się w tym względzie do postanowień zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej  dostępny jest w serwisie  www.przepisy.gofin.pl

Jednym ze świadczeń przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową, przewidzianym w powołanym rozporządzeniu, jest zwrot kosztów noclegu. Do ustalenia wysokości tych należności w związku z podróżą krajową odnosi się § 8 rozporządzenia.

Z jego dyspozycji wynika, że aktualnie koszty noclegu mogą być zwracane pracownikowi:

• do wysokości 600 zł za dobę (tj. 20-krotności stawki diety), a w uzasadnionych przypadkach i za zgodą pracodawcy w kwocie ponad ten limit, w razie przedłożenia rachunku za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie,
   
• w formie ryczałtu stanowiącego 150% diety - w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg.

Ujęcie w księdze zwrotu kosztów noclegu

Należności z tytułu podróży służbowych pracowników są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. Wydatki z tego tytułu pracodawca powinien więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na zasadach dotyczących wynagrodzeń pracowniczych. Zwracane koszty podróży służbowej nie stanowią jednak elementu wynagrodzenia i z tego względu w podatkowej księdze należy ewidencjonować je w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", a nie w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Ustalając moment dokonania zapisu, trzeba uwzględniać art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof. Uwzględnienie tych przepisów oznacza, że należności z tytułu podróży służbowych mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym w miesiącu, za który są należne pod warunkiem ich wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi należności te stają się kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostaną faktycznie wypłacone (postawione do dyspozycji).

Powszechnie przyjmuje się, że świadczenia z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży. Zgodnie z obowiązującymi przepisami takie rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Zatem w sytuacji gdy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w podróży służbowej, świadczenie to należy ująć w podatkowej księdze w miesiącu, w którym pracownik dokona rozliczenia kosztów tej podróży, chyba że pracodawca spóźni się z wypłatą. W takim przypadku wspomniane koszty będzie można wpisać do księgi dopiero pod datą, w której zostaną zwrócone (tj. zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika).

Podstawą dokonania zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej pracownikowi jest rozliczenie sporządzone na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Wynika tak z § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) oraz z postanowień zawartych w ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi zamieszczonych w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Dowód wewnętrzny, o którym mowa powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Do tego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet, wydatków objętych ryczałtami, a także kosztów przejazdu własnym samochodem pracownika.