A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (867) z dnia 1.02.2015

Rozliczenie krajowej podróży służbowej z częściowym przejazdem poza granicami kraju

Pracownik został skierowany do odbycia krajowej podróży służbowej, jednak z uwagi na jakość dróg i dogodność dojazdu, część przejazdu do miejsca docelowego podróży (wyznaczonego w kraju) odbywał niemiecką autostradą. Jak rozliczyć taką podróż, czy w części przypadającej poza granicami kraju będzie to podróż zagraniczna? Czy podróż zagraniczna występuje tylko wtedy, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza granicami kraju?

Niezbędną przesłanką wystąpienia zagranicznej podróży służbowej jest skierowanie pracownika przez pracodawcę do odbycia takiej podróży. Wiąże się to z wyznaczeniem miejsca docelowego podróży w państwie (państwach) poza granicami kraju.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Z przytoczonego przepisu wynika, że rozpoczęcie podróży zagranicznej rozpoczyna się od przekroczenia granicy (w sposób określony dla rodzaju transportu) w drodze za granicę, a jej zakończenie następuje w momencie przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Dla zaistnienia zagranicznej podróży służbowej konieczny jest więc element przekroczenia granicy w celu dotarcia do określonego miejsca docelowego poza granicami kraju. W omawianej sprawie ta przesłanka nie została spełniona, bowiem pracownik nie przekroczył granicy polskiej w celu osiągnięcia miejsca docelowego za granicą, a jedynie po to, aby przyspieszyć czy uprościć dotarcie do miejsca docelowego podróży w kraju. W związku z tym cały okres podróży służbowej, włącznie z jej zagranicznym odcinkiem, należy rozliczyć zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży krajowej, co dotyczy m.in. wysokości diet.

Trzeba przy tym odnieść się do istotnej dla omawianej sprawy kwestii akceptacji i rozliczania przez pracodawcę dodatkowych, nieuzgodnionych wcześniej, wydatków związanych z podróżą służbową. Jeżeli w sytuacji wskazanej w pytaniu pracownik dokonał wyboru trasy samodzielnie, decydując o skróceniu jej poprzez skorzystanie z przejazdu po autostradzie za granicą, pracodawca może po zakończeniu podróży odmówić uwzględnienia niektórych kosztów związanych z zagranicznym odcinkiem podróży, np. opłat za przejazd autostradą. Wprawdzie zgodnie z § 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, ale dotyczy to kosztów przejazdów typowych dla danej podróży, ponoszonych standardowo lub uzgodnionych uprzednio z pracodawcą.