Zwrot kosztów noclegu w podróży służbowej

1) W ramach rozliczenia krajowej podróży służbowej pracownik przedłożył rachunek za nocleg w hotelu, na którym widniały dwie pozycje - koszt noclegu i śniadania. Czy zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych powinniśmy zwrócić pracownikowi koszt noclegu według rachunku, a na pokrycie kosztów wyżywienia wypłacić dietę pomniejszoną o śniadanie? Czy też należy pokryć koszty noclegu zgodnie z rachunkiem i wypłacić niepomniejszoną dietę? Nadmieniamy, że nocleg i śniadanie nie były wykupione przez pracodawcę.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu prawidłowym jest pokrycie kosztów noclegu zgodnie z przedstawionym rachunkiem i wypłata diety na poczet wydatków poniesionych na wyżywienie, bez pomniejszania jej o koszt śniadania.

Należy zauważyć, że zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.

Kluczowe dla rozstrzygnięcia przedstawionej sprawy jest to, że pomniejszanie diety następuje wtedy, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Ta przesłanka nie jest w omawianej sytuacji spełniona. Pracownik sam pokrył koszt wyżywienia, pracodawca nie może mu więc pomniejszyć diety (przeznaczonej na zrekompensowanie tych kosztów) o cenę wykupionego przez pracownika posiłku. Byłoby to sprzeczne z przeznaczeniem diety, a także z intencją wprowadzenia mechanizmu jej pomniejszania. Pomniejszanie to jest uzasadnione jedynie wtedy, gdy pracodawca zapewnił pracownikowi w podróży służbowej częściowe bezpłatne wyżywienie - nie ma wtedy podstaw do pokrycia kosztów wyżywienia w tym zakresie poprzez wypłatę diety. Jeżeli jednak to pracownik pokrył koszty posiłków, słusznie należy mu się dieta na ich pokrycie.

2) Czy wypłacone pracownikowi należności, tj. zwrot kosztów noclegu według rachunku oraz dietę należy zakwalifikować w podatku dochodowym jako podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy? Czy świadczenia te podlegają oskładkowaniu?

Wypłacone pracownikowi należności przysługujące mu z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy. Z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) wynika bowiem, że do tej kategorii przychodów zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne uzyskane przez pracownika od pracodawcy. Przychód ten na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Z przywołanego przepisu wynika, że zwolnienie od podatku dochodowego diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika jest limitowane. Należności te objęte są bowiem zwolnieniem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisem regulującym omawianą kwestię jest wskazane w odpowiedzi na poprzednie pytanie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej nazywane rozporządzeniem w sprawie podróży. Stąd jeżeli zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w podróży służbowej dokonywany jest w wysokościach nieprzekraczających wskazanych w tym rozporządzeniu, wówczas korzysta on ze zwolnienia od podatku dochodowego. Natomiast gdy zwracane kwoty są wyższe, wówczas nadwyżki ponad określone w nim limity podlegają opodatkowaniu u pracownika jako przychód ze stosunku pracy w miesiącu otrzymania lub postawienia do jego dyspozycji. Wobec powyższego zarówno wypłacana dieta, jak i zwrot kosztów noclegu u wskazanego w pytaniu pracownika są zwolnione z opodatkowania w granicach wskazanych limitów.

Podobnie należy potraktować zagadnienie oskładkowania przychodu uzyskanego przez pracownika tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez niego w podróży służbowej. Jego oskładkowanie ustawodawca również uzależnił od wypłaty pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na zasadach i w wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Stąd jeśli świadczenia te nie przekraczają limitów określonych w tym rozporządzeniu, wówczas ich wartość nie podlega oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek… - Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).