Gazeta Podatkowa nr 73 (1010) z dnia 12.09.2013
Jak udokumentować koszty podróży służbowych?
Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Wszystkie dowody, w tym także dokumentujące poniesienie kosztów podróży służbowych, powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.
Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Tak stanowi § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). W celu udokumentowania poniesionych wydatków pracownik załącza do rozliczenia kosztów podróży dowody dokumentujące ich poniesienie, np. rachunki, faktury lub bilety. Nie wymagają udokumentowania diety oraz wydatki objęte ryczałtami. Wynika to z § 5 ust. 2 rozporządzenia.
Koszty podróży służbowych można ujmować w księgach rachunkowych na podstawie sporządzonego przez pracownika rozliczenia kosztów, np. na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży" (wzór tego dowodu znajduje się na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl).
Diety
Dieta w czasie podróży krajowej przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 25% diety,
2) obiad - 50% diety,
3) kolacja - 25% diety.
W takim samym stopniu ulega zmniejszeniu kwota diety, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Dieta ma charakter zryczałtowany, nie jest wymagane udokumentowanie tego kosztu rachunkiem czy fakturą.
Zwrot kosztów przejazdów i dojazdów
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi. Pracownikowi odbywającemu podróż np. autobusem czy pociągiem przysługuje zwrot kosztów w wysokości ceny biletów oraz zwrot opłat dodatkowych, takich jak np. miejscówki, czy też miejsce sypialne. Te dokumenty dołącza się do rozliczenia kosztów podróży.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Pracownik obowiązany jest wówczas prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu, zwaną potocznie "kilometrówką", którą dołącza do rozliczenia kosztów podróży. W takim przypadku nie jest obowiązany do przedkładania faktur czy rachunków dokumentujących rzeczywiste poniesienie wydatków związanych z przejazdem prywatnym środkiem lokomocji.
Dodać też trzeba, że pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jeżeli pracownik nie ponosi tych kosztów, to ryczałt ten mu nie przysługuje. Pracodawca może też na wniosek pracownika wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wówczas pracownikowi nie przysługuje ryczałt na koszty dojazdu.
Koszty noclegów
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą). Za jedną dobę hotelową nie może to być jednak kwota wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety (§ 8 ust. 1 rozporządzenia). Aktualnie limit ten wynosi 600 zł (20 × 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).
Jeżeli jednak pracownikowi nie zapewniono noclegu i nie przedłożył on rachunku lub faktury, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Paragony
Co do zasady, wydatki dotyczące kosztów podróży służbowych powinny być udokumentowane rachunkami bądź fakturami. Na zasadzie wyjątku przyjmuje się, że opłaty za parkowanie, przejazd drogami płatnymi mogą być udokumentowane paragonami, jeśli zamieści się na nich brakujące dane, które zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
| Przykład
Założenia
Dekretacja
Księgowania  |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)
www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||