Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (353) z dnia 1.09.2013

Nocleg ze śniadaniem w ramach krajowej podróży służbowej

Wysłaliśmy naszego pracownika w krajową podróż służbową. W ramach tej podróży pracownik miał zapewniony nocleg ze śniadaniem. W jaki sposób pomniejszyć należną pracownikowi dietę o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia? Jak zaksięgować koszty takiej podróży?

1. Zasady pomniejszania diety w przypadku zapewnionego bezpłatnego wyżywienia

Dieta przysługująca pracownikowi w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi obecnie 30 zł za dobę podróży. Jednakże - na podstawie § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (w tym zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej), przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
   
• obiad - 50% diety,
   
• kolacja - 25% diety.

Oznacza to, iż w przypadku zapewnienia śniadania lub kolacji dietę należy obniżyć o 7,50 zł (30 zł × 25%), a w przypadku zapewnienia obiadu - o 15 zł (30 zł × 50%).

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł (30 zł × 20). Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit (por. § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

2. Opodatkowanie i oskładkowanie należności z tytułu podróży służbowej

W świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej m.in. w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W konsekwencji nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek. Potwierdzają to organy podatkowe, przykładowo Dyrektor Izby skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 25 lipca 2013 r., nr IPTPB1/415-278/13-7/AP.

Jeśli zaś chodzi o oskładkowanie ww. należności, to - na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) - z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Potwierdził to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w piśmie z 20 czerwca 2013 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa.

Zwracamy uwagę, że zwrot kosztów noclegu ponad obowiązujący limit w całości korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania pod warunkiem, że pracodawca uzna zasadność poniesionych przez pracownika wydatków, potwierdzonych rachunkiem, i wyrazi zgodę na ich zwrot. W przeciwnym razie, pracodawca od nadwyżki ponad limit będzie obowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS.

3. Ujęcie kosztów krajowej podróży służbowej w księgach rachunkowych

Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej mogą być przedstawione przez pracownika do rozliczenia dokumenty, takie jak "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" (rozliczenia dokonuje się na dokumencie określonym przez kierownika jednostki) wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki.

Przypominamy, iż nie ma ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych konta służącego do ewidencji kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej (wiersz B porównawczego rachunku zysków i strat). Jednostka może zatem w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4, np. 40-8 "Koszty podróży służbowych".

Księgując przedstawione przez pracownika faktury należy także uwzględnić art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT, w świetle którego naliczony VAT od nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu od VAT należnego. Jednostka nie ma więc prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej nocleg ze śniadaniem. W myśl przepisów bilansowych VAT niepodlegający odliczeniu stanowić będzie element ceny nabycia usługi.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik odbył krajową podróż służbową, która trwała od godz. 13⁰⁰ 19 sierpnia do godz. 13⁰⁰ 20 sierpnia. W ramach podróży pracownik miał zapewniony nocleg ze śniadaniem. Faktura wystawiona przez hotel opiewała na kwotę brutto: 168 zł (w tym usługa hotelowa: 131 zł oraz śniadanie: 37 zł).

2. Podróż trwała 1 dobę, zatem pracownikowi przysługuje pełna dieta, tj. 30 zł, którą należy pomniejszyć o koszt śniadania, tj. o (30 zł × 25%) = 7,50 zł. Pracownik tytułem diety otrzymał kwotę: 30 zł - 7,50 zł = 22,50 zł.

3. Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę: 37 zł + 22,50 zł = 59,50 zł. Nadwyżkę ponad kwotę diety w wysokości: 59,50 zł - 30 zł = 29,50 zł należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą, który korzysta w całości ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania.

4. Do przedstawionego przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej załączone były także 2 bilety PKP na kwotę brutto: 85,40 zł każdy (w tym VAT: 6,33 zł).

5. Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika za sierpień 2013 r. z tytułu należnego za ten miesiąc wynagrodzenia (w wysokości: 3.650 zł brutto) oraz zwrotu kosztów wyżywienia pracownika ponad kwotę diety przedstawia się następująco:

6. Składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP obciążające pracodawcę:

a) składki na ubezpieczenia społeczne: 3.679,50 zł × 18,19% = 669,30 zł,

b) składki na FP (2,45%) i FGŚP (0,10%): 3.679,50 zł × 2,55% = 93,83 zł.

7. Jednostka ewidencjonuje koszty tylko w układzie rodzajowym oraz prowadzi konto 40-8 "Koszty podróży służbowych".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: