Ewidencja krajowych podróży służbowych z uwzględnieniem zmian od 1 marca 2013 r.

Jakie należności przysługują pracownikowi, który odbędzie podróż służbową w marcu 2013 r.?

W świetle art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli pracownik w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, to pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej pracownik dokonuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, to pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Dieta przysługująca za podróż służbową na terenie kraju

W jakiej wysokości od 1 marca 2013 r. przysługuje dieta za dobę podróży służbowej na terenie kraju?

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Od 1 marca 2013 r. wynosi 30 zł za dobę podróży. Wysokość diety zależy od czasu podróży służbowej. Czas ten liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Czy istnieją sytuacje, w których pracownikowi nie przysługuje dieta z tytułu krajowej podróży służbowej?

W niektórych przypadkach prawo do diety jest wyłączone. Na podstawie § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,

2) gdy pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (dieta nie przysługuje za czas przerwy w delegacji),

3) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W jakiej wysokości przysługuje dieta, jeżeli śniadanie jest zapewnione przez hotel jako część składowa usługi hotelowej?

Na podstawie § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety,

2) obiad - 50% diety,

3) kolacja - 25% diety.

Analogicznie postępuje się w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Nocleg podczas podróży krajowej

W jakiej wysokości przysługuje zwrot kosztów noclegu?

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Od 1 marca 2013 r. wprowadzono górny limit zwrotu kosztów noclegu w czasie podróży krajowej. Pracodawca zwraca te koszty w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej niż do 600 zł za dobę hotelową.

Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.

Pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu. W jakiej wysokości i kiedy należy mu wypłacić ryczałt?

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 45 zł. Ryczałt ten przysługuje jednak w sytuacji, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Koszty dojazdu i przejazdu

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 ze zm.).

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 6 zł. Jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, ryczałt ten nie przysługuje. Ryczałt nie przysługuje również w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

W marcu 2013 r. pracownik odbędzie podróż służbową na terenie kraju. Rozliczenie kosztów tej podróży może nastąpić dopiero w następnym miesiącu. W którym momencie i w ciężar jakiego konta zaksięgować wydatki związane z podróżą służbową pracownika?

W ewidencji księgowej koszty z tytułu podróży służbowej ujmuje się w okresie, którego dotyczą. W sytuacji opisanej w pytaniu należy je więc ująć w księgach miesiąca, w którym pracownik odbędzie podróż służbową, czyli w marcu 2013 r. Ustalając moment ujęcia kosztów podróży służbowych w księgach rachunkowych należy bowiem uwzględnić zasadę memoriału, która nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, w okresie którego dotyczą niezależnie od terminu ich zapłaty.

Koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Jeżeli jednak podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem środka trwałego, to koszty tej podróży zwiększają wartość tego środka trwałego.

Jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.

Jednostka może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4, na przykład 40-8 "Koszty podróży służbowych".

Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" (rozliczenia dokonuje się na dokumencie określonym przez kierownika jednostki) wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:

Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy w dniach 4-6 marca 2013 r. Podróż rozpocznie 4 marca o godz. 7:00, a zakończy 6 marca o godz. 23:00, czyli 3 doby. Na wniosek pracownika zostanie mu wypłacona z kasy zaliczka na poczet wydatków podczas podróży służbowej w wysokości: 1.400 zł.

2. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, m.in. dieta (30 zł za dobę podróży), ryczałt za dojazdy (20% diety), zwrot kosztów noclegów.

3. Po powrocie pracownik przedstawi rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając:

a) 2 bilety PKP na kwotę brutto: 96,90 zł każdy (w tym VAT: 7,18 zł),

b) fakturę za pobyt w hotelu (w tym 2 śniadania) na kwotę brutto: 840 zł (za 2 doby hotelowe).

4. Pracownik nie poniesie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

5. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

II. Dekretacja:

III. Księgowania: