A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 10 (909) z dnia 1.04.2016

Wydatki przedsiębiorcy w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodów

Czy w związku z odbywaniem podróży służbowych przez właściciela firmy, ryczałt za noclegi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Nie. Wszystkie wydatki, za wyjątkiem diet, poniesione w podróży służbowej przedsiębiorcy, muszą wynikać z dowodów ich poniesienia, tj. faktur, rachunków, itp.

Zgodnie z generalną zasadą, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23. Z kolei na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52, z kosztów uzyskania przychodów wyłączona jest wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem diety należne przedsiębiorcy, do wysokości przysługującej pracownikom, są kosztem uzyskania przychodów, co oznacza, że ich wysokość nie wymaga udokumentowania. Udokumentowany natomiast musi być sam fakt przysługiwania diety - zwykle są one ujmowane na powszechnie stosowanym druku "Polecenie wyjazdu służbowego".

Wzór polecenia wyjazdu służbowego dostępny
jest w serwisie
www.druki.gofin.pl
w dziale Podatki dochodowe

Zasada ta dotyczy zarówno podatników prowadzących księgi rachunkowe, jak i prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. U tych drugich wprost zapisano w przepisach § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) oraz w ust. 13 objaśnień do tej podatkowej księgi, że tylko na udokumentowanie diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób współpracujących wystawia się dowód wewnętrzny, zwany rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Do wszystkich innych wydatków związanych z podróżami służbowymi osób prowadzących działalność (także osób współpracujących) mają zastosowanie ogólne zasady dotyczące zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że muszą być one udokumentowane dowodami obcymi, czyli fakturą lub rachunkiem.